Gröpper IT SystemtechnikIT-Onboarding: Neu gewonnene Arbeitnehmer professionell sowie sicher einbinden! - Gröpper IT-Systemtechnik

13. August 2021

IT-Onboarding: Neu gewonnene Arbeitnehmer professionell sowie sicher einbinden!

Es gibt keine 2te Gelegenheit für einen Ersteindruck – das gilt mittlerweile besonders im Berufsalltag. Damit frisch eingestellte Arbeitskräfte nicht schon innerhalb der Bewährungszeit wieder kündigen, ist ein wohlüberlegtes Onboarding unter Einbeziehen unterschiedlicher Arbeitsbereiche, gerade der IT, wichtig. Was Firmen beim Eingliederungs-Prozess aus Sicht der Informationstechnologie einbeziehen sollten, erfahren Sie im untenstehenden Beitrag.

In einer umkämpften Geschäftswelt, in welcher qualifizierte Fachleute immer schneller ihren Job tauschen, wird ein systematisches und wohlüberlegtes Onboarding immer wichtiger. Auf der einen Seite erlaubt es einen guten Start sowie eine nachhaltige Einbeziehung hinzugewonnener Arbeitnehmer in den Geschäftsbetrieb, auf der anderen Seite profitieren Arbeitgeber durch eine optimierte Effizienz wie auch eine nachhaltige Mitarbeiterbindung sowie die infolgedessen sinkenden Fluktuationskosten.

Gemäß der kürzlich erschienenen Untersuchung „Onboarding im Wandel“ (siehe PDF) von Haufe (https://www.haufe.de) haben zwischenzeitlich 83 Prozent der betrachteten Betriebe realisiert, dass in Zeiten des Fachkräftemangels das Onboarding essentiell ist, um hinzugewonnene Arbeitskollegen zeitnah in das Unternehmen zu integrieren und dauerhaft zu halten. Gleichzeitig sind sie davon überzeugt, dass der Wechsel von Mitarbeitern im ersten Jahr durch verwendete Onboarding-Strategien verringert werden konnte. 93 % der Unternehumngen sind außerdem der Meinung, dass durch gezielte Einarbeitung die zwischenmenschliche Eingliederung der neu eingestellten Angestellten verstärkt und akzeleriert werden kann. 92 % der Unternehmungen stimmten ebenso zu, dass das ebenso für die fachbezogene Integration angenommen werden kann.

Ungeachtet dieser Onboarding Instrumente berichten 30 Prozent der Firmen von Cases, bei denen kurz zuvor unter Vertrag genommene Angestellte noch vor dem 1ten Arbeitstag wieder gekündigt haben. Gegebenenfalls, insofern sie sich wenig willkommen gefühlt haben, insgesamt an der anzutretenden Arbeitsstelle Zweifel hatten oder vom neuen Unternehmen bis zum 1. Werktag nichts mehr gehört haben?

Darum genügt es also nicht, die neuen Mitarbeiter mit einem warmen Händedruck an der Rezeption zu erwarten – eher sind sinnvolle Onboarding-Mittel geboten, welche in den Monaten und Tagen kurz vor dem Arbeitsstart des neu gewonnenen Beschäftigten verwendet werden. In diesem Zusammenhang zählt genauso das informationstechnologische Onboarding.

Auf den Start kommt es an!

Mittlerweile ist nahezu jegliches Unternehmen auf eine effiziente IT-Infrastruktur angewiesen. Sei es für das Tätigkeitsfeld eines einzelnen Angestellten, die Administration und Regulierung von Tätigkeiten sowie Unternehmensabläufen oder etwa die Kommunikation innerhalb von Projektgruppen, zu Klienten oder mit Zulieferern.

Weil ein komplett ausgestatteter Arbeitsplatz nicht bloß für einen 1ten positiven Eindruck sorgt, sondern darüber hinaus für die kommende Entwicklung und die Effizienz eines Arbeitnehmers wichtig ist, nimmt die Unternehmens-IT beim wirkungsvollen Onboarding eine entscheidende Rolle ein.

Beim Onboarding ist die Firmen-IT in 1ter Linie dafür zuständig, dass der Büroarbeitsplatz eines hinzugewonnenen Kollegen vor seinem Jobstart aufgesetzt wird. Dazu zählen zusätzlich zu dem Kaufen ebenso wie dem Bereitstellen der perfekten Komponenten, die Montage sowie das Konfigurieren aller eingesetzten Software, Zugänge wie auch Rechten. Außerdem sollten u.a. Security-Awareness-Seminare für die Themenbereiche IT-Sicherheit und Informationssicherheit geplant und terminiert werden, um die neu gewonnenen Arbeitnehmer von Beginn an für sicherheitsbedeutsame Aspekte aufmerksam machen und stärken zu können.

Verschlafen Sie beim Onboarding auf keinen Fall die Betriebs-IT!

Immer noch existieren unzählige Unternehmen, in welchen das informationstechnologische Onboarding nicht genug bedacht wird. In diesem Zusammenhang kann sich ein unstrukturiertes oder oberflächliches Onboarding nachteilig auf die Mitarbeiterbindung auswirken und gelegentlich ein Risiko für die IT-Security, Information Security, Internetsicherheit und darüber hinaus den Datenschutz darstellen.

Demnach ist das IT Onboarding für Firmen wesentlich.

Angesichts dessen hat sich IT-seitig im Onboarding das nachstehende Vorgehen erprobt:

1. Selektion der richtigen Hardware

Bei der Auswahl der optimalen Hardware ist zu beachten, dass alle Abteilungen sowie Anwendungsverantwortlichen von der IT, über die Personalleitung bis hin zur Fachabteilung in den Ablauf mit einbezogen werden.
In einem gemeinschaftlichen Dialog gilt es festzulegen, welche Computerkomponenten, Peripheriegeräte sowie Zubehörkomponenten der neue Mitarbeiter braucht. Ist diese Hardware noch nicht vorhanden, muss sie von der IT-Abteilung in Koordination mit der Einkaufsabteilung geordert werden. Wenn die Hardware verfügbar ist, erfolgt die Ausstattung des Arbeitsplatzes mit dem festgelegten Equipment sowie die Einrichtung wie auch Überprüfung der Web- sowie Telefonieverbindung.

2. Bestimmung der benötigten Softwareanwendungen nebst der Nutzungsrechte.

Parallel zur Einrichtung des physischen Arbeitsplatzes sollte die erforderliche Softwarelösung ausgemacht werden. Abhängig vom Aufgabenbereich braucht der neu gewonnene Mitarbeiter neben den gewöhnlichen Software Applikationen wie MS Office zudem benutzerdefinierte Softwarelösungen, wie etwa ein ERP-System, Grafik-Tools oder bspw. InDesign. Die Unternehmens-IT wird im Voraus nachprüfen, ob Benutzerlizenzen beschafft oder erweitert werden müssen. Darauffolgend gilt es, die Applikationen zu installieren, die Rechte zu erteilen und den E-Mail-Account des neu gewonnenen Angestellten aufzusetzen.

3. Umsetzung der Zeiterfassung

Laut einem Urteil des EuGH (https://www.haufe.de/personal/arbeitsrecht/pflicht-zur-umfassenden-arbeitszeiterfassung_76_484268.html) vom 14.Mai 2019 sind Betriebe in der Verpflichtung, Werkzeiten von Arbeitnehmern zu dokumentieren. Folglich sollte für jeden neuen Beschäftigten ein individuelles Zeitkonto angelegt werden, um die Werkzeiten direkt vom allerersten Werktag an erfassen zu können.

4. Schaltung der Zutrittskontrolle

In vielen Betrieben wird die Zugangskontrolle technologisch administriert. Die IT-Abteilung sollte die berechtigten Unternehmensbereiche freischalten, damit der hinzugewonnene Angestellte nicht vor verschlossenen Türen steht.

5. Zurverfügungstellung, Verwaltung und Sicherung portabler Endgeräte

Die meisten Betriebe bieten ihren Beschäftigten für das flexible Tätig sein die Nutzung mobiler Devices. Wird ein neuer Kollege mit einem mobilen Gerät wie z. B. einem Notebook, einem Tablet oder einem Mobiltelefon versehen, sollten solche Endgeräte in einer Mobile-Device-Management-Solution administriert werden. Um die Sicherheit beim mobilen Tätig sein zu steigern, sollten die genutzten Endgeräte insbesondere durch eine Virenschutzsoftware, ein Firewall-Sicherungssystem, eine Zwei-Faktor-Authentisierung und eine Hard Drive Encryption abgesichert werden. Zusätzlich sollte ein virtuelles privates Netzwerk, abgekürzt VPN, realisiert werden, um neuen Mitarbeitern einen gesicherten Fernzugriff auf das Unternehmensnetzwerk zu ermöglichen.

6. Einweisung und Schulungen zu sicherheitsrelevanten Fragestellungen

Bei Jobantritt erfolgt die IT-seitige Unterweisung des neuen Beschäftigten in die Hardware, Computersoftware ebenso wie die IT-Sicherheit. Ebenso sollte die IT-Abteilung den hinzugekommenen Arbeitnehmer mit den Standards für die Internetnutzung und mit dem unternehmenseigenen Datenschutzkonzept vertraut machen. Darüber hinaus sollten in den 1ten Beschäftigungsmonaten Security-Awareness-Fortbildungen für die Aspekte IT-Security und Datenschutz terminiert und vollzogen werden, um die startenden Arbeitnehmer von Anfang an für sicherheitskritische Fragestellungen empfänglicher machen und interessieren zu können.

Identifikation mit dem Unternehmen beginnt gleich beim Onboarding!

Besonders in den ersten hundert Tagen ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass neu gewonnene Beschäftigte wieder abspringen. Häufig werden dabei gemäß der kürzlich erschienenen softgarden-Studie „Probezeit für Arbeitgeber“ (https://softgarden.com/de/studie/die-ersten-100-tage-aus-sicht-der-bewerber-probezeit-fuer-arbeitgeber/) ein negatives Betriebsklima, zu hohe Erwartungshaltungen an die Betriebskultur wie auch die Enttäuschung über den herrschenden Managementstil als Gründe angegeben.

Aufgrund dessen ist es unerlässlich, dass neu gewonnene Arbeitnehmer besonders in der Einarbeitungszeit mit Hilfe eines gut durchstrukturierten und systematisch aufgebauten Onboarding-Vorgangs aufgenommen und in die Firma einbezogen werden.

Möchten auch Sie erfahren, wie Sie ein wirksames sowie nachhaltiges IT-seitiges Onboarding umsetzen können, welches es allen Beschäftigten gestattet, auf simple sowie motivierende Weise loszulegen?

Dann stehen wir Ihnen gerne jederzeit mit unserer Expertise zur Verfügung nehmen Sie Kontakt mit uns auf!

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