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4. Oktober 2022
Termine, E-Mails & mehr: Was das Allround-Talent Outlook alles kann

Sobald es um E-Mails geht, ist Outlook aus der Computerwelt nicht zu ignorieren. Mit der Computersoftware von der Marke Microsoft lassen sich Mails empfangen, versenden und übersichtlich sortieren, wodurch man immerzu einen Überblick über den elektronischen Posteingang behält. Obendrein lassen sich in Outlook Termine einstellen, Besprechungen planen sowie Agenda von anderen aufrufen – mit Outlook ist alles möglich, was nötig ist, um seine Termine und elektronische Briefe effektiv zu organisieren und im Auge zu behalten. Die Computersoftware hilft hier, über die wichtigsten Nachrichten und Termine up-to-date zu bleiben – und dies sowohl im privaten als auch im Business-Umfeld.

„Das Pferd frisst keinen Gurkensalat“, waren die ersten Worte, die jemals am Telefon gesagt wurden. Was der Text der ersten Mail war, weiß man leider nicht mehr so genau – der Erfinder Ray Tomlinson dachte in dem Augenblick nicht im Traum daran, dass Jahre nachher Millionen von diesen elektronischen Mails vom einen Ende ans andere Ende der Welt gesendet werden würden. Seine Idee war: Am Anfang würde der Name desjenigen sein, für welchen die Post gemacht ist. Hinten soll der Name des PCs sein, welcher die Post annimmt. Um die beiden Elemente miteinander zu verbinden und zugleich klar voneinander zu separieren, musste ein Kürzel her, welches es auf jeglicher Tastatur gibt, welches trotzdem in keinem Namen vorkommt – weder in Vor- und Nachnamen, noch in Firmennamen. Demzufolge kamen weder Buchstaben noch Zahlen in Frage.

Somit wurde 1971 das @-Symbol vom Forscher Ray Tomlinson als zentrales Item der Mail-Kommunikation geboren, das aus unserem heutigen Alltag nicht mehr wegzudenken ist. Die allererste E-Mail-Adresse der Welt hieß übrigens tomlinson@bbntenexa – dazumal noch ohne eine Endung wie .com oder .de. Der Entdecker hatte damit eine bahnbrechende moderne Form der Kommunikation entwickelt. Doch bis die erste Mail auch hierzulande ankam, dauerte es noch mehr als zehn Jahre: Erst 1984, das aus aktueller Sicht gewiss noch gar nicht so lange her wirkt, wurde die erste E-Mail in Deutschland in Empfang genommen. Empfänger: rotert@germany – ein Wissenschaftler von der Uni Karlsruhe, der eine Grußbotschaft von seiner amerikanischen Kollegin erhielt.

Damals war die E-Mail-Verständigung noch etwas, das bloß von Wissenschaftlern verwendet wurde. Ungefähr 20 Jahre nachher hat selbige Einzug in nahezu jeden Haushalt und jede Firma gehalten. Mittlerweile versendet und empfängt quasi jeder elektronische Briefe – 2020 lag der Anteil der Deutschen, die via E-Mail über das Internet kommunizieren bei ungefähr 87 Prozent. Aber nicht bloß fast jeder verwendet diese Form der Verständigung, sondern auch die massive Anzahl an E-Mails, die verschickt sowie empfangen werden, ist absolut beeindruckend: Fachkundigen Einschätzungen gemäß werden im Laufe des Jahres 2022 insgesamt auf der ganzen Welt 333 Mrd. Mails verschickt werden. Oder um es in Ziffern auszudrücken: 333.000.0000.000 – recht viele Nullen. Die Mail ist also aus unserem Leben keinesfalls mehr wegzudenken. Desto relevanter, dass deren Erstellung und das Erlangen des so zentralen Kommunikationsmittels für uns reibungsfrei läuft.

Wie arbeitet man mit Microsoft Outlook?

Das Tool Outlook aus dem Hause Microsoft ist eine der bedeutenden Lösungen weltweit, um E-Mails zu verschicken wie auch zu empfangen. Zusätzlich zu den Mailfunktionen bewährt sich Outlook aber ebenfalls zum Verwalten von Terminen, Leistungen, Kontakten sowie Notizen. Outlook ist Element des Microsoft-Office-Pakets und nicht bloß für das System Windows, doch gleichfalls für macOS verfügbar. Zusätzlich gibt es Outlook-Apps für Android und iOS und einen Browser-Zugang, den Outlook Web Access (OWA).

Konkret verfügt Outlook über diese Features:
• Mail: Schicken, Empfangen und Verwalten von E-Mails inkl. Verschlüsselung von Daten.
• Kalender: Verwaltung und Planung von Termine, Besprechungen und Events.
• Suche: Wiederfinden von Mails, Dokumenten sowie sonstigen Informationen in Sekundenschnelle.
• Personen: Anzeige von Details zu Kontakten, sobald man mit der Maus auf einen Namen scrollt.
• Aufgaben: Verwaltung, Erstellung sowie Priorisierung von Aufgaben mit ‚Microsoft To Do‘.

Apropos: Outlook ist primär der Client zum sogenannten Exchange Server – einer von vielen Unternehmen genutzten Server-Infrastruktur für die zentrale Ablage und Administration von Mails und Co. Outlook ist jedoch ebenfalls separat vom Gebrauch eines Exchange-Servers nutzbar.

Outlook optimiert mit dem Microsoft-365-Abonnement

Mit einem Microsoft 365-Abonnement nutzen Outlook-Anwender alle Premium-Vorzüge der Computersoftware.
Welche erweiterten Funktionen das sind? Wir sagen es Ihnen!

Erst einmal nutzen Microsoft 365-Kunden das Design von Outlook werbefrei – eine wichtige Angelegenheit, um im Berufsalltag fokussiert bleiben zu können. Ferner ziehen sie einen Vorteil von optimierten Sicherheitsfunktionen wie einer automatischen Deaktivierung unsicherer Links. Bedeutet: Outlook sieht verdächtige Links in Mails, bei welchen es sich um Phishing sowie Scam handeln könnte und zeigt beim Mausklick auf einen derartigen Link Warnung an. Potentielle Viren, welche sich im Attachment einer E-Mail befinden können, werden von Outlook beseitigt, auf dass diese gar nicht mehr erst im Posteingang landen noch dazu Schaden anrichten können. Hierüber hinaus profitieren Microsoft 365-Kunden durch deutlich mehr Cloud-Speicher, dem Ransomware-Schutz auf OneDrive sowie einer Nachrichtenverschlüsselung auf alle Daten im Postfach – ganz gleich, ob im Eingang bzw. bei den gesendeten Mails.

Fünf Tipps für effizienteres Arbeiten mit Outlook

In deutschen Betrieben ist Outlook als Mail-Client sehr verbreitet. Für Viele ist es morgens das erste Programm, welches sie aufmachen und am Abend das allerletzte, welches sie vor Feierabend zumachen. Da so viele Menschen tagtäglich mit diesem Mail- und Kalender-Tool arbeiten, ist es Zeit für einige Tipps und Tricks, die die Tätigkeiten mit Outlook vereinfachen, einem Zeit sparen oder schlichtweg helfen, den Posteingang besser im Blick zu haben. Hier kommen 5 ausgesprochen tolle Outlook-Ratschläge, welche jeder Anwender kennen muss:

1. Kalender teilen: Wer effizient zusammen im Team wirken will, jener muss wissen, wann wer disponibel ist, wann Projektteam A wo eine Konferenz hat und an welchem Tag der Kunde für eine Endkontrolle vorbeikommt. All das und noch einiges mehr lässt sich in Outlook über das Teilen von Kalendern bewerkstelligen. Dabei lässt sich in Outlook einstellen, was man aus seinem Kalender mit wem teilen möchte – auf diese Weise kann man frei festlegen, inwieweit man alles Teilen will oder beispielsweise nur den Namen oder Ort des Termins. Rat: Über verschiedene farbliche Markierungen behält man bequem den Gesamtüberblick über diverse Kalender weiterer Personen sowie ebenso den eigenen Terminen.

2. Schneller arbeiten dank Tastenkürzeln: Wie bei jeder Microsoft-Software verhelfen Tastaturkürzel zu erheblich mehr Effizienz beim Arbeiten. Anstelle von langem Forschen und Klicken kann man problemlos einige Shortcuts verwenden und so reichlich Zeit sparen. Man muss diese bloß kennen… Hier die wichtigsten Tastenkombinationen für Outlook: Mit Strg + 1, Strg + 2 und Strg + 3 kann man zwischen den Ansichten E-Mails (1), Kalender (2) plus Kontakte (3) hin- und herwechseln. Mittels Strg + F (Forward) lässt sich eine Mail schnell weiterleiten. Eine neue E-Mail kann man via Strg + N (New) generieren.

3. Posteingang mit Relevanz: Dieser Tipp richtet sich an alle Nutzer der Outlook-App. Microsoft hält für die mobilen Anwendungen ein besonders hilfreiches Feature verfügbar, um den Posteingang auf dem Smartphone vollautomatisch nach wichtigen und nicht relevanten Nachrichten zu sortieren – so sieht man mobil bloß jenes, was man auch wirklich sehen sollte. Dazu einfach zwei Posteingänge anlegen: „Relevant“ und „Sonstige“. Damit Outlook die Nachrichten selbst korrekt zuordnen kann, ist es ratsam, am Anfang über die Einstellung „Immer in ‚Relevant‘ verschieben“ (bzw. immer in ‚Sonstiges‘), den Algorithmus anzutrainieren. Je öfter man den „Posteingang mit Relevanz“ nutzt, desto schneller lernt Outlook dazu.

4. Individuelle Regeln erstellen: Wussten Sie, dass man in Outlook sogenannte Regularien erzeugen kann? So lassen sich Routineaufgaben automatisieren. Beispielsweise könnte man eine Richtlinie generieren, die alle eintreffenden Mails, bei denen im Betreff „Rechnung“ vorkommt, in den Ordner „Buchhaltung“ schiebt. So spart man sich dies jedes Mal manuell durchführen zu müssen.

5. Auszeiten dank „Nicht stören“: In unserem (Arbeits-) Alltag sind wir damit vertraut, dass überall dauernd Benachrichtigungen aufpoppen, verschiedenste Töne uns News oder eingehende Anrufe bekanntgeben und kleine Zahlen für ungelesene Nachrichten unseren Fokus auf sich ziehen. Für unser Gehirn ist dies purer Stress. Umso wichtiger, zwischendurch mal wahrhaftig abzuschalten. Um die Auszeiten nach Feierabend oder am Wochenende wirklich nutzen zu können, ist es empfehlenswert, in der Outlook App auf dem Handy mit der „Nicht stören“-Funktion einfach mal für Funkstille zu garantieren. Dadurch hat man nach Arbeitsende oder am Wochenende schon mal wirklich Pause von den ganzen Pop-up- und Push-Benachrichtigungen ….

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