Die meisten IT-Landschaften wachsen nicht nach Plan – sie entstehen. Ein neues Projekt hier, eine Lösung dort, ein Dienstleisterwechsel zwischendurch. Mit der Zeit entsteht so eine Struktur, die zwar irgendwie funktioniert, aber keiner mehr wirklich versteht. Und genau das macht vielen Verantwortlichen zu Recht Sorgen:
- Laufen bei uns noch Systeme, die keiner nutzt?
- Wer ist für was zuständig – und was passiert bei einem Ausfall?
- Können wir überhaupt sicher sein, dass nichts Wichtiges übersehen wurde?
Wenn Ihnen diese Fragen bekannt vorkommen, sind Sie nicht allein. Viele Unternehmen stehen heute an einem Punkt, an dem sie dringend Klarheit brauchen – aber nicht wissen, wo sie anfangen sollen. Denn ohne verlässliche Dokumentation, zentrale Zuständigkeiten und eine ganzheitliche Betrachtung wird jede Entscheidung zur IT zum Risiko.
Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie den IT-Überblick im Unternehmen erhalten und Schritt für Schritt eine klare, tragfähige Struktur schaffen. Nicht für die IT-Abteilung allein, sondern für das ganze Unternehmen.
Unsere IT ist gewachsen – wie schaffe ich Ordnung?
In vielen mittelständischen Unternehmen ist die IT nicht geplant, sondern entstanden. Über Jahre hinweg wurden neue Lösungen eingeführt, Mitarbeitende brachten eigene Geräte mit, externe Dienstleister implementierten Tools, von denen später niemand mehr wusste, wofür sie da waren.
Die Folge: eine gewachsene IT-Landschaft, die aus vielen einzelnen Teilen besteht – aber kein zusammenhängendes Bild mehr ergibt.
Was am Anfang pragmatisch war, wird mit der Zeit zur Belastung. Denn wenn niemand mehr den Gesamtüberblick hat, entstehen Unsicherheiten, Doppelstrukturen und Risiken, die im Arbeitsalltag zunächst unbemerkt bleiben – aber bei Störungen oder Ausfällen spürbar werden.
Ein klarer IT-Überblick im Unternehmen hilft, Ordnung zurückzugewinnen. Doch wie gelingt das? Hier sind die häufigsten Problemfelder – und wie Sie erste konkrete Schritte zur Systematisierung einleiten können:
Ungenutzte Geräte und Systeme identifizieren
In vielen Unternehmen laufen Server, Anwendungen oder veraltete Tools still im Hintergrund – sie werden nicht mehr benötigt, aber niemand traut sich, sie abzuschalten. Diese Altlasten kosten Geld, verbrauchen Ressourcen und bieten unnötige Angriffsflächen. Ein erster Schritt ist die konsequente Inventarisierung: Was ist aktiv? Was wird noch genutzt? Was kann weg?
Veraltete Rechte und offene Zugänge überprüfen
Nicht selten haben ehemalige Mitarbeitende weiterhin Zugriff auf Systeme – oder Tools sind mit Admin-Rechten versehen, ohne dass das jemand nachvollziehen kann. Ein Rechte-Review, bei dem jede Zugriffsstufe überprüft und dokumentiert wird, schafft hier dringend benötigte Kontrolle.
Verträge und Dienstleister transparent machen
Oft sind verschiedene IT-Dienstleister im Einsatz – mit unterschiedlichen Schwerpunkten, Systemzugängen oder Supportverträgen. Das Problem: Niemand hat den vollständigen IT-Überblick über Laufzeiten, Leistungen oder Zuständigkeiten. Hier lohnt sich ein zentrales Vertrags- und Ansprechpartnerverzeichnis, das regelmäßig aktualisiert wird.
Einen dokumentierten Notfallplan entwickeln
In vielen Unternehmen gibt es keinen definierten Plan für den IT-Ausfall – oder dieser liegt irgendwo in einer alten PDF. Ein Notfallplan, der regelmäßig überprüft und intern kommuniziert wird, ist essenziell:
Wer informiert wen? Wie erfolgt die Wiederherstellung? Welche Systeme sind kritisch? Und vor allem, wer ist im Ernstfall für was zuständig?
Strukturierte Erhebung als Grundlage
Der wichtigste Schritt in Richtung Ordnung ist eine strukturierte Bestandsaufnahme. Sie zeigt, was in Ihrer technischen Struktur tatsächlich vorhanden ist – und wo unerkannte Risiken schlummern. Egal ob intern durchgeführt oder gemeinsam mit einem externen Partner: Ziel ist ein klar dokumentiertes, nachvollziehbares Abbild Ihrer Systemlandschaft.
Mit diesen ersten Maßnahmen schaffen Sie die Voraussetzung für eine strategische Weiterentwicklung Ihrer IT. Ordnung bedeutet in diesem Fall nicht Perfektion, sondern Verlässlichkeit. Und die ist die Basis für alles Weitere: Sicherheit, Effizienz – und echte digitale Souveränität.
Wussten Sie, dass eine vollständige Erfassung Ihrer Systeme die Basis für den BSI-Grundschutz ist? Nur wer einen Überblick über seine gesamte Netzwerkstruktur hat, kann Investitionen sinnvoll planen und die IT-Sicherheit des Unternehmens nachhaltig verbessern.
Mehr zu den einzelnen Bestandteilen lesen Sie im Kompendium des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI)
Welche Server, Systeme und Anwendungen laufen bei uns?
Wenn man im Unternehmen fragt, welche IT-Systeme im Einsatz sind, bekommt man oft verschiedene, teilweise widersprüchliche Antworten – oder gar keine. Und selbst wenn technische Komponenten bekannt sind, ist selten dokumentiert, wo sie genau laufen, wofür sie zuständig sind und ob sie überhaupt noch gebraucht werden.
Die Realität zeigt: Viele IT-Bestandteile existieren einfach weiter – unbemerkt, unkontrolliert und unnötig. Das Problem dabei? Was niemand kennt, kann auch niemand schützen, aktualisieren oder im Notfall wiederherstellen.
Welche Arten von Bestandteilen häufig übersehen werden
Legacy-Systeme
Alte, teils veraltete Software oder Hardware, die noch für einzelne Prozesse genutzt wird – z. B. ein alter Windows-Server für die Zeiterfassung. Diese Systeme laufen „irgendwo mit“, werden selten gepatcht und stellen ein Sicherheitsrisiko dar.
Schatten-IT
Tools oder Dienste, die von einzelnen Mitarbeitenden oder Abteilungen ohne offizielle Freigabe genutzt werden – z. B. private Cloud-Dienste, selbst installierte Programme oder externe Tools zur Zusammenarbeit. Sie sind oft nicht abgesichert oder dokumentiert.
Eigenentwicklungen
Selbst programmierte Tools oder Skripte, die wichtige Aufgaben erledigen – z. B. Export-Routinen, Datenabgleiche oder kleinere Automatisierungen. Oft hängen ganze Prozesse daran, doch nur eine Person kennt den Code oder weiß, wie man sie repariert.
Warum diese Informationen oft nicht zentral dokumentiert sind
Fehlende Verantwortlichkeiten
Es ist nicht klar geregelt, wer im Unternehmen dafür zuständig ist, eine Übersicht zu pflegen – oder diese Person hat dafür keine Kapazitäten.
Hoher Zeitdruck im Tagesgeschäft
Die IT-Abteilung arbeitet im Reaktionsmodus – Wartung, Support, Projekte. Eine strukturierte Dokumentation wird daher oft hintenangestellt.
Keine Standardprozesse
Neue Systeme werden eingeführt, ohne dass es einen festen Ablauf zur Erfassung gibt – es fehlt ein „Inventarprozess“, der bei jeder Einführung mitläuft.
Wechselnde Dienstleister
Externe Partner kommen und gehen, aber dokumentieren nicht einheitlich. Nach einem Wechsel bleiben Systeme oft „herrenlos“ zurück.
Wie man einen Überblick gewinnt
Interviews mit Fachabteilungen
Mitarbeitende wissen oft am besten, was sie täglich nutzen – ein Gespräch mit jeder Abteilung kann aufdecken, welche Systeme und Tools im Einsatz sind, und ob es Überschneidungen gibt.
Automatisierte Netzwerkscans
IT-Tools können das Netzwerk durchsuchen und dabei verborgene Systeme, offene Schnittstellen oder ungenutzte Server identifizieren. Diese technischen Scans liefern eine schnelle erste Inventarisierung.
Sichtung bestehender Verträge und Lizenzübersichten
Verträge mit Dienstleistern, Software-Lizenzlisten oder Wartungsvereinbarungen helfen, Systeme zu identifizieren, die „offiziell“ angeschafft, aber vielleicht nie vollständig umgesetzt wurden.
Abgleich mit Rechnungen und Budgetplänen
Was bezahlt wird, muss irgendwo laufen: Buchhaltung und IT-Budgetpläne liefern Hinweise auf laufende Systeme, die sonst nirgends auftauchen.
Mit diesen Maßnahmen lässt sich ein realistisches Bild der aktuellen IT-Systemlandschaft schaffen. Der Schlüssel dabei ist: nichts zu übersehen. Denn genau das macht den Unterschied zwischen einer funktionierenden Infrastruktur – und einem unkontrollierbaren Systemdschungel.
Wie bekomme ich einen Überblick über meine IT-Infrastruktur?
Sobald erste Erkenntnisse über bestehende Systeme, Anwendungen und Verantwortlichkeiten vorliegen, geht es darum, diese Informationen systematisch zu ordnen. Nur so wird aus einer bloßen Sammlung von Einzelteilen ein strukturiertes Gesamtbild – Der IT-Überblick als Grundlage für technische Sicherheit, Effizienz und Zukunftsfähigkeit.
Strategische Herangehensweise: Vom Sichtbarmachen zur Entscheidungsvorlage
Ist-Aufnahme
Der erste Schritt ist die vollständige Erfassung aller relevanten Komponenten: Server, Endgeräte, Anwendungen, Netzwerkgeräte, Benutzerkonten, Schnittstellen, Prozesse und Automatisierungen.
Ziel ist, alle Elemente Ihrer IT-Infrastruktur sichtbar zu machen – egal ob aktiv genutzt oder still mitlaufend.
Gruppierung
Im nächsten Schritt werden die erfassten Bestandteile logisch geordnet: nach Funktion (z. B. Kommunikation, Produktion, Verwaltung), nach Kritikalität (geschäftskritisch vs. optional) oder nach Verantwortlichkeiten (interne IT, externer Partner, unklar). So entsteht eine strukturierte Technikinfrastruktur mit erkennbarem Aufbau.
Bewertung
Jede Komponente wird daraufhin geprüft, ob sie noch notwendig, sicher, aktuell und wirtschaftlich ist. Dabei werden auch Redundanzen, veraltete Systeme oder mögliche Risiken identifiziert. Die Bewertung kann farblich oder mit einem Ampelsystem erfolgen, um Klarheit zu schaffen.
Tools – Technische Helfer für den IT-Überblick
Diese Tools helfen, Systeme automatisch zu erkennen, miteinander zu verknüpfen und in einem Dashboard darzustellen.
- Lansweeper oder OPManager zur automatisierten Netzwerkinventarisierung
- GLPI oder i-doit für IT-Dokumentation und Asset-Management
- PDQ Inventory für Client-Analyse
- Excel-Vorlagen oder Microsoft Lists für den manuellen Einstieg im kleinen Rahmen
Methoden – Wie Sie strukturiert vorgehen
- IT-Workshops mit Fachabteilungen:
Jede Abteilung erklärt, welche Systeme sie nutzt, wo es Probleme oder Risiken gibt - Befragungen & IT-Fragebögen:
strukturierte Erhebung von Systeminformationen durch interne oder externe Moderation - Sichtung technischer Dokumente und Verträge:
insbesondere sinnvoll bei Übergaben, Dienstleisterwechseln oder nach Expansion
Personelle Einbindung – Wer muss mitwirken?
- Interne IT-Verantwortliche, sofern vorhanden
- Geschäftsführung, um Prioritäten und Zielbild klar zu definieren
- Fachabteilungen, die oft Systeme nutzen, von denen die IT nichts weiß
- Externe Dienstleister, falls sie Zugriff oder Supportverträge haben
Eine offene Kommunikation hilft, „verborgene“ Systeme und Schatten-IT aufzudecken, ohne Schuldzuweisungen auszulösen.
Wann externe Hilfe sinnvoll ist
In vielen Fällen stößt die interne IT bei der Strukturierung und Analyse schnell an ihre Grenzen – sei es aus Zeitmangel, wegen fehlender Erfahrung mit Bewertungssystemen oder weil der objektive Blick von außen fehlt.
Hier setzt unsere Infrastrukturanalyse (ISA) an:
Ein strukturierter Analyseprozess, der genau darauf ausgerichtet ist, gewachsene IT-Strukturen zu erfassen, zu bewerten und Handlungsempfehlungen abzuleiten – visuell, nachvollziehbar, priorisiert.
Wenn Sie sich nicht nur für einzelne Maßnahmen, sondern für den strategischen Gesamtansatz interessieren, lesen Sie gern auch unseren Hauptartikel zur IT-Infrastruktur.
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Analysieren - Dokumentieren - Auswerten - Entscheiden
Warum IT-Überblick mehr ist als Technikpflege
Ein vollständiger Überblick über Ihre IT-Systeme ist kein Luxus, sondern die Voraussetzung für funktionierende Abläufe, sichere Entscheidungen und planbare Investitionen. Wenn Sie heute nicht wissen, welche Systeme aktiv sind, wie sie zusammenhängen oder wo Risiken liegen – wie wollen Sie dann morgen sinnvoll investieren, modernisieren oder outsourcen?
Gerade in gewachsenen IT-Strukturen verlieren viele Unternehmen die Orientierung. Es fehlt nicht nur an Dokumentation, sondern auch an Klarheit, Zuständigkeiten und Vertrauen. Das Ergebnis: Unsicherheit bei Entscheidungen, Überforderung im Tagesgeschäft und das ständige Gefühl, dass man sich auf etwas verlässt, das man nicht wirklich versteht.
Eine strukturierte Bestandsaufnahme bringt nicht nur Ordnung in Ihre Technik – sie bringt Transparenz, Sicherheit und oft auch Zeit und Geld zurück. Denn wer weiß, was er hat, kann gezielter entscheiden, besser planen und souveräner kommunizieren – intern wie extern.
Unsere ISA – Infrastrukturanalyse wurde genau für diesen Einstieg entwickelt: um Ihnen in kurzer Zeit eine klare, unabhängige Sicht auf Ihre IT zu geben – verständlich aufbereitet, strukturiert dokumentiert und mit umsetzbaren Empfehlungen.
