Kärcher Center Pankoke & Ortjohann
IT-Neustart in der Cloud: Vollständige Migration zu Microsoft Azure
Das Kärcher Center Pankoke & Ortjohann mit Sitz in Verl bietet innovative und effiziente Komplettlösungen für die private und gewerbliche Reinigung zum kaufen, leasen oder mieten.
Gegründet durch Erhard Sielhorst in 1977, übernahmen Marine Pankoke und Fabian Ortjohann 2023 den alt eingesessenen Betrieb, überführten ihn zum modernen Dienstleistungs-Unternehmen und beschäftigen heute 8 Mitarbeiter in Verwaltung, Lager und Verkauf.
Auf einen Blick
Was wurde umgesetzt?
Kompletter IT-Neustart mit Aufbau einer modernen Azure-Cloud-Infrastruktur inklusive Integration zentraler Systeme wie ERP und Telefonie.
Wie wurde es umgesetzt?
Durch eine fundierte Infrastrukturanalyse, klare Neuplanung statt Migration und eine strukturierte, transparent abgestimmte Umsetzung mit verständlicher Entscheidungsgrundlage.
Warum ist das entscheidend?
Stabile, sichere und flexible IT, die Arbeitsprozesse spürbar erleichtert, Risiken minimiert und eine verlässliche Grundlage für Wachstum schafft.
Das Projekt
Im Zuge der Übernahme des Unternehmens wurde die bestehende IT vollständig neu bewertet, strukturiert aufgebaut und in eine Azure-Cloud-Umgebung überführt, um Stabilität, Sicherheit und eine funktionierende Grundlage für den laufenden Betrieb zu schaffen.
Ausgangssituation
Mit der Übernahme des Unternehmens im April 2024 wurde schnell klar, dass die bestehende IT nicht mehr tragfähig war.
Systeme waren veraltet, es gab keinen aktiven Support mehr und die gesamte IT war über Jahre hinweg eher gewachsen als geplant. Einzelne Lösungen wurden immer wieder ergänzt oder angepasst, ohne dass eine klare Struktur oder Strategie dahinterstand.
Im Ergebnis entstand eine IT-Landschaft, die zwar irgendwie funktionierte, im Alltag jedoch zunehmend Probleme verursachte. Prozesse liefen zäh, Abstimmungen waren aufwendig und viele Abläufe waren unnötig kompliziert.
Für die Mitarbeitenden bedeutete das vor allem eines:
Die IT war kein unterstützendes Werkzeug, sondern ein Hindernis im täglichen Arbeiten.
Gleichzeitig bestand ein erhebliches Risiko für den laufenden Betrieb. Ohne Support, ohne klare Struktur und ohne Wartung war jederzeit damit zu rechnen, dass Systeme ausfallen oder nicht mehr zuverlässig funktionieren.
Die Situation war damit kritisch:
Ohne grundlegende Veränderung wäre weder ein stabiler Betrieb noch eine Weiterentwicklung des Unternehmens möglich gewesen.
Zielsetzung
Ziel war es, die bestehende IT nicht weiter zu reparieren, sondern konsequent neu aufzusetzen.
Im Fokus stand der Aufbau einer modernen, stabilen und verständlichen IT-Struktur, die den Arbeitsalltag tatsächlich unterstützt und nicht ausbremst.
Dazu gehörten mehrere zentrale Punkte:
- Aufbau einer klar strukturierten und wartbaren IT-Umgebung
- Einführung einer modernen Cloud-Infrastruktur auf Basis von Azure
- Integration zentraler Systeme wie ERP und Telefonie
- Schaffung einer sicheren und zukunftsfähigen Grundlage für weiteres Wachstum
Die Entscheidung war bewusst klar: kein Weiterführen des Bestehenden, sondern ein sauberer Neustart.
Umsetzung
Der Einstieg in das Projekt erfolgte über eine umfassende Infrastrukturanalyse. Diese zeigte transparent auf, in welchem Zustand sich die IT befand und wo die größten Schwachstellen lagen.
Auf dieser Basis wurde die neue Umgebung strukturiert geplant und Schritt für Schritt umgesetzt.
Die bestehende IT wurde nicht einfach migriert, sondern bewusst neu aufgebaut. Systeme wurden hinterfragt, Strukturen bereinigt und eine klare, nachvollziehbare Architektur geschaffen.
Parallel dazu wurden zentrale Komponenten wie ein neues ERP-System sowie eine moderne Telefonanlage eingeführt und direkt in die neue Umgebung integriert.
Ein wichtiger Aspekt war dabei die Verständlichkeit. Technische Themen wurden so aufbereitet, dass sie auch für die Geschäftsführung nachvollziehbar waren. Entscheidungen konnten dadurch sicher und schnell getroffen werden.
Trotz der Größe des Projekts verlief die Umsetzung reibungslos. Alle Schritte wurden im Vorfeld geplant, Ausfallzeiten klar kommuniziert und eingehalten.
Auch parallellaufende Themen, wie die Einführung der neuen Telefonanlage, konnten problemlos integriert werden.
Ergebnis
Der Unterschied im Arbeitsalltag ist deutlich spürbar.
Während die IT vorher eher gebremst hat, unterstützt sie heute die täglichen Abläufe zuverlässig und ohne spürbare Einschränkungen. Prozesse laufen flüssiger, Abstimmungen sind einfacher und die gesamte Arbeitsweise wirkt strukturierter.
Besonders auffällig ist die veränderte Wahrnehmung im Unternehmen:
Die Arbeit fällt leichter, Systeme funktionieren wie erwartet und viele kleine Reibungsverluste sind verschwunden.
Ein Beispiel dafür ist die neue Telefonie, die heute app-basiert und flexibel genutzt werden kann. Solche Veränderungen wirken auf den ersten Blick klein, haben im Alltag jedoch einen großen Einfluss auf Effizienz und Komfort.
Der Kunde beschreibt den Unterschied selbst sehr treffend als Wechsel von einer schwerfälligen Umgebung hin zu einem „ruhigen Fahrwasser“.
Langfristiger Nutzen
Neben den direkten Verbesserungen im Alltag wurde vor allem die Grundlage für die Zukunft geschaffen.
Die IT ist heute strukturiert, modern und auf Wachstum ausgelegt. Neue Anforderungen können schneller umgesetzt werden, und das Unternehmen ist deutlich flexibler in seiner Entwicklung.
Ein besonders wichtiger Punkt ist die Sicherheit. Erst durch die Modernisierung war es möglich, eine Cyber-Versicherung abzuschließen. Das zeigt deutlich, wie groß die Lücke zuvor war.
Gleichzeitig sorgt die neue Struktur für mehr Planungssicherheit. Die IT ist heute kein Risiko mehr, sondern eine stabile Grundlage für das Unternehmen.
Für die Geschäftsführung bedeutet das eine spürbare Entlastung:
Weniger Probleme im Tagesgeschäft und mehr Fokus auf die Weiterentwicklung des Unternehmens.
Kundenstimme
„Der Unterschied ist wie Tag und Nacht. Heute läuft alles in einem ruhigen Fahrwasser, und die Arbeit fällt uns deutlich leichter.“
Marina Pankoke – Geschäftsführung
Zusammenfassung
Komplette Migration in die Cloud
- Spürbar effizientere Arbeitsabläufe
Reibungslose Prozesse, einfache Abstimmungen und eine IT, die den Arbeitsalltag unterstützt statt auszubremsen. - Maximale Stabilität und Betriebssicherheit
Moderne Cloud-Infrastruktur reduziert Ausfallrisiken und sorgt für einen zuverlässigen laufenden Betrieb. - Hohe Flexibilität und Zukunftssicherheit
Neue Anforderungen lassen sich schnell umsetzen – die IT wächst mit dem Unternehmen mit. - Mehr Transparenz und klare Strukturen
Verständliche Systemarchitektur schafft Übersicht und erleichtert Entscheidungen auf Geschäftsführungsebene. - Sichere Grundlage für Compliance und Absicherung
Erst durch die Modernisierung wurde der Abschluss einer Cyber-Versicherung möglich. - Entlastung für Geschäftsführung und Mitarbeitende
Weniger IT-Probleme im Alltag, mehr Fokus auf das Kerngeschäft und die Weiterentwicklung des Unternehmens.
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