Schnelle Entscheidungen, kurzfristige Änderungen und komplexe technische Anforderungen gehören zum Alltag in der IT-Disposition. Gleichzeitig steckt wichtiges Erfahrungswissen häufig in den Köpfen einzelner Mitarbeiter. Genau hier setzt das interne Pilotprojekt „KI-spo“ der Gröpper IT an. Mit künstlicher Intelligenz in der Dispo unterstützt der eigens entwickelte Chatbot dabei, IT-Anfragen gezielter an Techniker mit passender Expertise zu verteilen, internes Wissen langfristig zu sichern und neue Mitarbeitende schneller einzuarbeiten.
Entstanden ist das Projekt aus einer ganz konkreten Herausforderung im eigenen Unternehmen. Denn gerade bei langjährigen Mitarbeitern geht häufig wertvolles Know-how verloren, wenn diese das Unternehmen verlassen oder in den Ruhestand gehen. „KI-spo“, die KI in der Dispo soll genau dieses Wissen dauerhaft verfügbar machen und für nachfolgende Mitarbeitende nutzbar halten.
Wie „KI-spo“ heute bereits im Arbeitsalltag eingesetzt wird, welche Vorteile sich daraus für die Disposition ergeben und warum Philipp Gröpper für die Umsetzung des Projekts von der IT League ausgezeichnet wurde, zeigt diese Erfolgsgeschichte über KI in der Dispo.
Vorreiter in Sachen KI im Unternehmen
Künstliche Intelligenz ist längst im Unternehmensalltag angekommen, KI-Agenten wie ChatGPT, Claude oder Microsoft CoPilot übernehmen immer mehr Aufgaben und entlasten im Arbeitsalltag.
Bereits Mitte 2023 hat die Gröpper IT mit den Möglichkeiten künstlicher Intelligenz einen Chatbot entwickelt, der wiederkehrende Aufgaben in der Disposition übernimmt. Als Vorreiter haben wir damit auch den Weg für unsere Kunden bereitet, die im Unternehmenskontext wiederkehrende Aufgaben abgeben und wertvolles Mitarbeiter sichern wollen, denn:
Jedes Tool und jede Software wird von uns ausgiebig getestet und erst nach Freigabe auch bei unseren Kunden implementiert. Dadurch stellen wir nicht nur Datenschutz- und Compliance-Vorgaben sicher, sondern tragen auch dazu bei, dass Lösungen von Tag 1 reibungslos funktionieren.
Wie KI-spo die Disposition im Alltag unterstützt
Um Wissen im Unternehmen besser nutzbar zu machen, hat Gröpper IT den internen KI-Assistenten „KI-spo“ entwickelt. Ziel war es nicht, bestehende Prozesse komplizierter zu machen, sondern die Disposition im Alltag gezielt zu entlasten. Genau hier zeigt sich, welchen praktischen Mehrwert Künstliche Intelligenz in der Dispo schaffen kann.
Der eigens trainierte Chatbot unterstützt dabei, eingehende Anfragen gezielter an die Techniker zu verteilen, die im jeweiligen Fachbereich über die größte Erfahrung verfügen. Statt Informationen manuell zusammensuchen oder einzelne Kollegen mehrfach kontaktieren zu müssen, können vorhandene Erfahrungswerte deutlich schneller genutzt werden.
Besonders hilfreich ist das bei komplexeren Kundenumgebungen oder spezialisierten Anforderungen. „KI-spo“ hilft dabei, vorhandenes Wissen strukturiert zugänglich zu machen und die passenden Ansprechpartner schneller zu identifizieren. Dadurch verkürzen sich interne Abstimmungen und die Disposition gewinnt zusätzliche Transparenz über vorhandene Kompetenzen im Unternehmen.
Gleichzeitig unterstützt die künstliche Intelligenz auch die Einarbeitung neuer Mitarbeitender. Statt Wissen ausschließlich über persönliche Rückfragen weiterzugeben, können neue Kollegen schneller auf bestehende Informationen, Erfahrungen und Zusammenhänge zugreifen. Das reduziert Einarbeitungszeiten und entlastet gleichzeitig erfahrene Mitarbeiter im Tagesgeschäft.
Wissen langfristig sichern
Neben der täglichen Unterstützung in der Disposition verfolgt „KI-spo“ noch ein weiteres Ziel: Wissen dauerhaft im Unternehmen verfügbar zu machen. Gerade in der IT entstehen über viele Jahre hinweg enorme Erfahrungswerte, die sich oft nicht vollständig dokumentieren lassen. Genau deshalb wird künstliche Intelligenz zunehmend zu einem strategischen Thema für Unternehmen.
Besonders deutlich zeigt sich das beim Weggang langjähriger Mitarbeiter. Häufig geht dabei nicht nur personelle Kapazität verloren, sondern auch tiefes Fachwissen über Kundenumgebungen, Systeme und typische Problemstellungen. Dieses Wissen musste bisher oft über lange Zeiträume erneut aufgebaut werden.
Mit KI-spo verfolgt Gröpper IT deshalb einen anderen Ansatz. Der Chatbot wird gezielt mit vorhandenem Wissen und Erfahrungswerten trainiert, damit dieses Know-how langfristig erhalten bleibt und für nachfolgende Mitarbeitende jederzeit zugänglich ist.
Davon profitieren nicht nur neue Kollegen während der Einarbeitung. Auch bestehende Teams erhalten schneller Zugriff auf relevantes Wissen und können Informationen effizienter nutzen. Gerade in einem dynamischen IT-Alltag mit vielen parallelen Aufgaben schafft die KI in der Dispo dadurch zusätzliche Stabilität und Transparenz.
Für die Gröpper IT steht dabei nicht der Ersatz von Mitarbeitern im Vordergrund, sondern die intelligente Unterstützung des Teams. „KI-spo“ soll vorhandenes Wissen besser nutzbar machen, Prozesse vereinfachen und Mitarbeitende im Arbeitsalltag entlasten. Genau dieser praxisnahe Ansatz machte das Projekt auch innerhalb der IT League besonders interessant.
Auszeichnung für das KI-Projekt
Für die Umsetzung von KI-spo erhielt Philipp Gröpper einen Award der IT League. Die IT League ist ein Netzwerk innovativer IT-Unternehmen mit Fokus auf Zusammenarbeit, Digitalisierung und zukunftsorientierte IT-Lösungen.
Die Auszeichnung zeigt, dass KI in der Dispo längst kein theoretisches Zukunftsthema mehr ist, sondern bereits heute konkrete Mehrwerte im Unternehmensalltag schaffen kann. Besonders der praxisnahe Ansatz des Projekts stieß dabei auf großes Interesse.
Statt künstliche Intelligenz ausschließlich als technologische Innovation zu betrachten, verfolgt Gröpper IT mit KI-spo einen klaren Nutzen im täglichen Betrieb. Die Kombination aus Wissenssicherung, effizienterer Disposition und schnellerer Einarbeitung neuer Mitarbeitender macht das Projekt zu einem konkreten Beispiel dafür, wie KI sinnvoll im Mittelstand eingesetzt werden kann.
Gerade im Umgang mit Fachkräftemangel, steigender Komplexität und wachsendem Wissensbedarf gewinnt KI in der Dispo zunehmend an Bedeutung. Projekte wie KI-spo zeigen, wie Unternehmen vorhandenes Know-how langfristig sichern und gleichzeitig interne Prozesse spürbar entlasten können.
