„Unsere Server, Clients oder Firewall sind alt, aber was kostet es wirklich, sie zu erneuern?“
Diese Frage stellen sich viele Unternehmen, wenn sie ehrlich auf ihre IT schauen. Geräte werden langsamer, Ausfälle häufen sich, Sicherheitsanforderungen steigen, doch der Gedanke an eine vollständige Erneuerung wirkt oft wie ein Fass ohne Boden.
Und genau deshalb passiert: nichts.
Die Systeme bleiben in Betrieb; trotz steigender Wartungskosten, Performance-Einbußen und wachsender Risiken.
Was Unternehmen häufig fehlt, ist nicht der Wille zur Investition, sondern eine fundierte Entscheidungsgrundlage, um die Kosten einer IT-Erneuerung realistisch einschätzen zu können.
In diesem Artikel erfahren Sie, mit welchen konkreten Ausgaben der Mittelstand bei einer IT-Erneuerung rechnen muss, welche Maßnahmen sich lohnen und wie Sie durch vorausschauende Planung unnötige Kosten vermeiden.
Die gute Nachricht: Mit einer strukturierten Analyse wie unserer Infrastrukturanalyse (ISA) wird aus dem gefühlten IT-Großprojekt ein klar kalkulierbarer Prozess. Angepasst an Ihre Infrastruktur, Ihre Ziele und Ihr Budget.
Warum viele Unternehmen die IT-Erneuerung zu lange aufschieben
Wenn es um den Austausch von Servern, Clients oder Firewalls geht, sind sich viele Verantwortliche im Unternehmen einig:
„Eigentlich müssten wir mal etwas tun.“
Und trotzdem passiert oft nichts. Warum?
Schon mal vorab: An den Kosten einer IT-Erneuerung liegt es selten allein.
Angst vor Projektchaos, Ausfallzeiten und Budgetexplosion
Die Sorge ist nachvollziehbar, denn:
Wer Systeme austauscht, fürchtet Stillstand im Tagesgeschäft, unklare Zeitpläne, technische Probleme und hohe Kosten, die außer Kontrolle geraten.
„Das läuft dann komplett aus dem Ruder.“
„Dafür haben wir gerade keinen Nerv.“
Das Ergebnis: Lieber weiterlaufen lassen. So lange, bis etwas wirklich nicht mehr geht.
Warum in kleineren Unternehmen selten jemand „den Taschenrechner zückt“
In großen Unternehmen übernehmen eigene IT-Controller oder Kostenanalysten die Bewertung der Systemlandschaft. In kleineren Betrieben dagegen fehlt oft die Zuständigkeit, oder schlicht die Zeit. Niemand fühlt sich verantwortlich, regelmäßig zu prüfen, ob sich bestimmte Systeme noch lohnen. Dabei wäre genau das notwendig, um die Kosten veralteter IT-Systeme transparent zu machen. Denn ohne einen solchen Realitätscheck geraten unnötige Ausgaben schnell aus dem Blick.
Sie sind unsicher, wie Sie veraltete IT-Systeme in Ihrem Unternehmen finden? Dann lesen Sie gerne auch unseren Artikel „Veraltete IT-Systeme erkennen: So identifizieren Sie echte Kostenfresser“.
Sie möchten lieber einen ersten Anhaltspunkt über die laufenden Kosten veralteter IT-Systeme erhalten, um eine Entscheidung zur Modernisierung zu treffen?
In unserem Artikel „Kosten veralteter IT-Systeme: Wie Unternehmen jedes Jahr Tausende Euros verschenken“ lesen Sie, wie viel Geld es Sie wirklich kostet, wenn Sie weiterhin auf veraltete Systeme setzen.
Fehlende Planung – kein Einstiegspunkt
Oft fehlt nicht der Wille, sondern der Einstieg. Neben der Fragen nach den Kosten einer IT-Erneuerung sind das:
- Welche Systeme zuerst?
- Wer kümmert sich?
- Was kostet das in Summe und lohnt sich das überhaupt?
Ohne verlässliche Bestandsaufnahme bleibt IT-Erneuerung ein Bauchgefühl. Und Entscheidungen werden immer weiter vertagt.
Ergebnis: Weiterbetrieb trotz wachsender Risiken
Veraltete Systeme bedeuten nicht nur höhere laufende Kosten, sondern auch:
- mehr Sicherheitslücken
- schlechtere Performance
- steigende Support-Abhängigkeit
- fehlende Skalierbarkeit
Wussten Sie, dass vor allem veraltete Systeme und nicht mehr unterstützte Software ein echter Risikofaktor sind und Unternehmen es damit Angreifern besonders einfach machen?
Der Weiterbetrieb dieser Server und Clients kostet Zeit, Geld und Flexibilität. Aber weil die Kosten der Erneuerung nicht klar sind, fällt die Entscheidung oft gegen eine Veränderung.
Im nächsten Abschnitt zeigen wir, welche konkreten Kosten einer IT-Erneuerung tatsächlich anfallen.
Welche Kosten bei der IT-Erneuerung wirklich entstehen
Die größte Hürde bei der Erneuerung von IT-Systemen ist nicht das „Wie“, sondern das „Was wird das kosten?“
Viele mittelständische Unternehmen fürchten Investitionen ins Blaue. Doch wer strukturiert plant, kann die Kosten einer IT-Erneuerung realistisch kalkulieren und gezielt steuern.
Hardware – Server, Clients, Netzwerkgeräte
Die größten Einzelposten betreffen meist physische Komponenten:
- Server (z. B. Umstieg auf virtualisierte Systeme oder Cloud-Konzepte): 4.000–8.000 € pro Server
- Clients / Laptops (je nach Ausstattung und Anzahl): 600–1.200 € pro Gerät. Bei Einsatz von POE Switchen oder redundanten Firewall-Lösungen liegen die Kosten in der Regel höher.
- Firewalls, Switches & Router: je nach Netzgröße zwischen 500–2.000 €
Wichtig: Moderne Geräte sind oft effizienter und langlebiger, die Investition zahlt sich also über Jahre gesehen immer aus.
Software & Lizenzen
Softwarekosten hängen stark vom gewählten Modell ab (Kauf oder Abo)
- Microsoft 365 oder vergleichbare Cloudlösungen: ab ca. 10–15 €/User monatlich.
- Spezialisierte Anwendungen: stark branchenabhängig
Lizenzmodelle bieten heute planbare, monatliche Kosten statt hoher Einmalbeträge.
Dienstleistungen
Wer professionell erneuert, sollte folgende Posten einplanen:
- IT-Dienstleister für Konzeption und Umsetzung
- Migrationsbegleitung (z. B. Datensicherung, Server-Setup)
- Schulung oder Einführung neuer Systeme
Aufwand: abhängig vom Projekt – oft 1–3 Tage je nach Tiefe der Umstellung. Wenn die gesamte Infrastruktur erneuert wird, ist eine Projektzeit von ca. 5-7 Tagen realistisch.
Versteckte Kosten
Neben offensichtlichen Kosten einer IT-Erneuerung entstehen auch indirekte Aufwände:
- Ausfallzeiten während Migration
- Projektkoordination intern
- Doppelte Lizenzkosten während der Übergangsphase
Aber: Diese Kosten werden meist durch Energieeinsparungen, Wartungsfreiheit und weniger Ausfälle kompensiert. Oft schon im ersten oder zweiten Betriebsjahr.
Unsere Infrastrukturanalyse (ISA) hilft Ihnen dabei, genau diese Kosten vorab zu erkennen, realistisch zu planen und unnötige Ausgaben zu vermeiden.
Kennen Sie schon unsere Infrastrukturanalyse?
Analysieren - Dokumentieren - Auswerten - Entscheiden
Typische Investitionen im Mittelstand
Eine IT-Erneuerung ist keine abstrakte Technikentscheidung, sondern eine Investition in Stabilität, Sicherheit und Effizienz. Die folgenden drei Praxisbeispiele zeigen, wie konkrete Maßnahmen mittelständischen Unternehmen helfen, langfristig besser zu arbeiten. Ohne ihre IT neu zu erfinden und unter Berücksichtigung der tatsächlichen Kosten einer IT-Erneuerung.
Beispiel 1: Austausch eines physischen Servers durch eine Cloud-Lösung
Ausgangslage:
Ein einzelner physischer Server im Unternehmen läuft seit 7 Jahren. Er verursacht hohe Stromkosten, ist schlecht gesichert und regelmäßig überlastet.
Maßnahme:
Umstieg auf eine Microsoft 365 Cloud-Umgebung inkl. Exchange, Teams, SharePoint und automatischer Updates.
Vorteile:
- Keine Wartungskosten mehr vor Ort
- Höhere Verfügbarkeit & Datensicherheit
- Skalierbarkeit bei Wachstum
Durchschnittlicher Return-on-Investment: bereits im 2. Jahr durch eingesparte Strom- & Wartungskosten
Beispiel 2: Standardisierung von Endgeräten & Office-Lizenzen
Ausgangslage:
Mitarbeitende arbeiten mit unterschiedlichen, teilweise über 6 Jahre alten Geräten und verschiedenen Office-Versionen. Support ist aufwendig, Updates sind nicht kompatibel.
Maßnahme:
Erneuerung der Hardware (einheitliche Laptops) und Einführung eines zentralen Lizenzmodells für Office 365.
Vorteile:
- Einheitliche Arbeitsumgebung
- Reduzierter Supportaufwand
- Höhere Produktivität & Zufriedenheit im Team
- Bessere Sicherheit durch zentrale Updates
Ergebnis: spürbare Entlastung der internen IT und geringere versteckte Betriebskosten.
Beispiel 3: Firewall-Upgrade mit zentralem Management
Ausgangslage:
Die bestehende Firewall ist nicht mehr updatefähig und kann moderne Sicherheitsstandards (2FA, VPN, Remotezugriff) nicht umsetzen.
Maßnahme:
Erneuerung durch eine Managed Firewall-Lösung mit zentraler Verwaltung und aktiver Bedrohungserkennung.
Vorteile:
- Mehr Schutz vor Ransomware & Angriffen
- Einbindung mobiler Geräte & Homeoffice sicher möglich
- Reduzierte Ausfallzeiten durch Monitoring
Nutzen: Erhöhte Sicherheit und weniger manuelle Eingriffe, besonders relevant für kleine und mittelständische Unternehmen mit begrenzten IT-Ressourcen
Im nächsten Abschnitt zeigen wir Ihnen, wie genau unsere Infrastrukturanalyse hilft, solche Projekte realistisch zu planen und Fehlinvestitionen zu vermeiden, damit Sie die Kosten einer IT-Erneuerung von Anfang an im Blick haben.
Warum sich unsere ISA lohnt
Viele Unternehmen erneuern ihre IT nicht, weil sie unsicher sind. Andere investieren, aber an den falschen Stellen. Und genau deshalb scheitern IT-Projekte oft nicht an der Technik, sondern an mangelnder Struktur, fehlendem Überblick und unklarer Priorisierung.
Unsere Infrastrukturanalyse sorgt genau hier für Klarheit.
Was die Infrastrukturanalyse sichtbar macht
Die ISA zeigt, was da ist und was nicht mehr sinnvoll betrieben werden sollte:
- veraltete Geräte, die Energie und Nerven kosten
- doppelte Lizenzen, überholte Tools, Schatten-IT
- Sicherheitslücken und technische Abhängigkeiten
- unnötige Komplexität und versteckte Risiken
Und das nicht als technische Liste, sondern strukturiert, bewertet und verständlich, inklusive Ampelsystem und Handlungsempfehlung.
Warum eine Infrastrukturanalyse vor Fehlinvestitionen schützt
Wer modernisieren will, muss wissen:
- Welche Systeme sind wirklich kritisch?
- Was kann bleiben und was muss ersetzt werden?
- Wo entstehen die höchsten Folgekosten, wenn nichts passiert?
Ohne diese Antworten ist jede Investition ein Ratespiel. Und die Einschätzung, welche Kosten einer IT-Erneuerung im Unternehmen anfallen, bleibt schwierig.
Mit der Infrastrukturanalyse entscheiden Sie auf Basis von Fakten und nicht aus dem Bauch heraus.
Wie daraus ein realistisch kalkulierbarer Plan wird
Die ISA ist kein Verkaufsinstrument, sondern ein Werkzeug zur Entscheidungsfindung.
Das Beste: Wir erstellen die Analyse unabhängig von einer weiteren Zusammenarbeit.
Das bedeutet: Sie haben die volle Kontrolle über die Ergebnisse und entscheiden selbst, ob wir Sie bei der Umsetzung begleiten, die Maßnahmen intern umgesetzt werden oder ob Sie einen anderen IT-Dienstleister beauftragen.
Unsere Infrastrukturanalyse liefert Ihnen:
- Transparenz über Ihre aktuelle Infrastruktur
- Priorisierte To-dos statt „Wir müssen alles anfassen“
- Eine belastbare Grundlage für IT-Budget, Investitionen und nächste Schritte
Ihr Vorteil: Ihre IT wird nicht zusätzlich belastet. Wir übernehmen die strukturierte Analyse und liefern Klarheit statt Technik-Frust.
Kosten einer IT-Erneuerung: Wissen spart Geld
Die Angst vor hohen Kosten hält viele Unternehmen davon ab, ihre IT zu modernisieren. Dabei ist Stillstand oft teurer als der gezielte Austausch. Alte Server, ineffiziente Clients oder nicht mehr wartbare Firewalls verursachen laufende Kosten, die niemand offen sieht, aber jeder spürt.
Das Entscheidende ist nicht, ob Sie investieren. Sondern ob Sie wissen, wo sich die Investition lohnt.
Und genau da setzt unsere Infrastrukturanalyse an.
Sie liefert Klarheit statt Bauchgefühl, zeigt Schwachstellen auf und macht sichtbar, wo Ihre IT heute steht. Und was morgen besser laufen kann.
