Lucullus Salmen GmbH
Umstieg bei der Zeiterfassung: Von SP Data auf Venabo
Lucullus Feinkost ist eine Marke der Salmen GmbH mit Sitz in Hövelhof.
Das Unternehmen produziert hochwertige Fruchtaufstriche und weitere Feinkostspezialitäten für Genießer und den Fachhandel.
Im Mittelpunkt stehen handwerkliche Qualität, ausgewählte Zutaten und die Leidenschaft für Genuss. Das gilt von der Entwicklung der Rezepte bis zum fertigen Glas im Regal.
Auf einen Blick
Was wurde umgesetzt?
Die bestehende Zeiterfassungslösung SP-Data wurde abgelöst. Stattdessen wurde die cloudbasierte Zeiterfassung mit venabo eingeführt. Die bereits vorhandenen Stempelterminals bleiben im Einsatz und wurden so umprogrammiert, dass alle Zeiten direkt in der venabo Cloud erfasst werden.
Wie wurde es umgesetzt?
Die Umstellung erfolgte auf Basis eines klar definierten Stichtags. Alle relevanten Daten wurden übernommen. Die Gröpper IT hat die Zeitmodelle und Urlaubsmodelle vorbereitet. Die Terminals wurden per Fernwartung auf venabo umgestellt. Für die Mitarbeitenden blieb der tägliche Ablauf beim Stempeln weitgehend unverändert.
Warum ist das entscheidend?
Das neue Lizenzmodell von SP-Data hätte für ein Unternehmen mit vergleichsweise kleiner Mitarbeiterzahl deutlich höhere laufende Kosten bedeutet. Mit venabo erhält Lucullus eine moderne, cloudbasierte Zeiterfassung. Die Lizenzkosten passen besser zur Unternehmensgröße. Gleichzeitig bleiben die etablierten Abläufe für die Mitarbeitenden erhalten.
Das Projekt
Im Zentrum des Projekts stand die Frage, wie Lucullus die digitale Zeiterfassung wirtschaftlich sinnvoll weiterführen kann.
Die bestehende Lösung SP-Data erfüllte zwar ihren Zweck. Durch das neue Lizenzmodell wäre sie für Lucullus jedoch zu teuer geworden. Besonders kritisch war dies für ein Unternehmen mit überschaubarer Mitarbeiterzahl.
Im Austausch zwischen der Gröpper IT und Geschäftsführerin Barbara Bonke wurde venabo als Alternative identifiziert. Die Lösung bot einen passenden Funktionsumfang und reduzierte zugleich die laufenden Kosten.
Ausgangssituation
Vor Projektbeginn nutzte Lucullus SP-Data zur Zeiterfassung.
Die Mitarbeitenden erfassten ihre Arbeitszeiten an bereits vorhandenen Stempelterminals. Die erfassten Zeiten wurden von dort an SP-Data übermittelt.
Für die vorhandene Mitarbeiterzahl wären die laufenden Lizenzkosten unverhältnismäßig gestiegen. Ein Verzicht auf eine digitale Zeiterfassung kam jedoch nicht in Frage, die elektronische Erfassung sollte unbedingt erhalten bleiben.
Zielsetzung
Ziel des Projekts war es, die digitale Zeiterfassung so umzustellen, dass sie langfristig wirtschaftlich bleibt und gleichzeitig stabil läuft.
Wesentliche Punkte waren dabei:
- Die neue Lösung sollte zur Größe des Unternehmens passen.
- Die bisherige Funktionalität sollte erhalten bleiben.
- Die vorhandenen Stempelterminals sollten weiter im Einsatz bleiben können.
- Die Umstellung sollte im Alltag der Mitarbeitenden möglichst wenig Reibung erzeugen.
Umsetzung
Der Einstieg in das Projekt begann mit einer abgestimmten Planung des Umstellungsprozesses und der Festlegung eines konkreten Stichtags.
Zunächst richtete die Gröpper IT die venabo Cloud Umgebung ein. Anschließend wurden die benötigten Zeitmodelle und Urlaubsmodelle vorbereitet und in venabo hinterlegt.
Zu einem klar definierten Zeitpunkt wurden die bisherigen Daten sauber überführt. Ab diesem Datum erfolgte die Erfassung ausschließlich in venabo.
Die Umstellung der Terminals erfolgte per Fernwartung durch die Gröpper IT.
Ergebnis
Der Umstieg auf venabo sorgt dafür, dass die digitale Zeiterfassung stabil weiterläuft und gleichzeitig wirtschaftlich sinnvoll bleibt. Im täglichen Arbeiten gibt es bewusst keinen drastischen Bruch.
Die Mitarbeitenden erfassen ihre Zeiten wie zuvor über die ihnen vertrauten Terminals. Für die Verwaltung steht nun eine moderne, cloudbasierte Oberfläche zur Verfügung. Die laufenden Lizenzkosten stehen wieder im Verhältnis zur Unternehmensgröße.
Die Funktion der Zeiterfassung bleibt erhalten, die Kostenbasis ist auf eine zukunftsfähige Grundlage gestellt.
Die Zeiterfassung ist weiterhin digital, verlässlich und nun auch finanziell auf die individuelle Situation von Lucullus zugeschnitten.
Langfristiger Nutzen
Auch wenn es sich thematisch um einen klar begrenzten Bereich handelt, nämlich die Zeiterfassung, schafft die Umstellung spürbare Vorteile für Lucullus.
Die Lizenzkosten passen heute besser zur tatsächlichen Größe des Unternehmens.
Die Lösung skaliert mit der Anzahl der Mitarbeitenden, ohne ein zu großes Lizenzpaket mittragen zu müssen.
Die vorhandenen Terminals konnten integriert und weitergenutzt werden.
Somit war keine kostspielige Neuanschaffung notwendig.
Anstatt sich mit wechselnden Lizenzmodellen einer älteren Lösung zu beschäftigen, läuft die Zeiterfassung nun in einer modernen Cloudumgebung mit klaren Zuständigkeiten.
Die Zeiterfassung ist kein Kostentreiber und kein Unsicherheitsfaktor mehr, sondern ein verlässlich gelöster Standardprozess.
Kundenstimme
„Wir wollten unsere digitale Zeiterfassung behalten, aber zu Konditionen, die zu uns passen. Mit venabo läuft der Alltag für die Mitarbeitenden fast wie zuvor.
Barbara Bonke – Geschäftsführung
Zusammenfassung
Umstieg auf cloudbasierte Zeiterfassung mit venabo
Lizenzkosten passend zur Unternehmensgröße
Die neue Lösung für die Zeiterfassung orientiert sich an der tatsächlichen Mitarbeiterzahl und vermeidet überdimensionierte Lizenzpakete.Stabile Abläufe im Arbeitsalltag
Die Mitarbeitenden stempeln weiterhin an den vertrauten Terminals, die Erfassung läuft im Hintergrund in der venabo Cloud.Weiterverwendung vorhandener Hardware
Die bestehenden Stempelterminals bleiben im Einsatz und wurden technisch an venabo angebunden, ohne dass neue Geräte angeschafft werden mussten.Überschaubarer Umstellungsaufwand
Zeitmodelle und Urlaubsmodelle wurden durch Gröpper IT vorbereitet, die Umstellung erfolgte zu einem klar definierten Stichtag.Planbare und transparente Zeiterfassung
Die Verwaltung der Zeiten erfolgt in einer modernen, cloudbasierten Oberfläche, die eine klare und nachvollziehbare Basis für Auswertungen bietet.Entlastung der Geschäftsführung
Die Zeiterfassung ist heute ein gelöster Standardprozess, sodass der Fokus stärker auf das Kerngeschäft und die Produkte von Lucullus Feinkost liegen kann.
JETZT KONTAKT AUFNEHMEN
Sie möchten mehr über unsere Projekte erfahren oder suchen einen IT-Partner für ein konkretes Vorhaben?
Wir freuen uns, Sie kennenzulernen.
