Maximale IT-Leistungsfähigkeit und IT-Sicherheit sind heute wesentliche Schlüsselkomponenten für Betriebe. Während große Konzerne oft über die notwendigen monetären und menschlichen Kapazitäten verfügen, um diese Anforderungen zu erfüllen, stehen mittelständische Unternehmen vor der Herausforderung, mit begrenzten Mitteln Schritt zu halten. An dieser Stelle kommen verwaltete IT-Dienstleistungen ins Gespräch. Durch die Auslagerung komplexer oder routinebasierter technologischer Aufgaben wie Netzwerk- und Infrastrukturmanagement, Datensicherung und Daten-Restaurierung sowie die fortlaufende Überwachung und Modernisierung von IT-Sicherheitssystemen, ermöglichen sie es Unternehmen, ihre internen IT-Teams freizustellen, operative Kosten zu reduzieren und sich auf ihr Kerngeschäft zu fokussieren. Gleichzeitig gewinnen sie von der Expertise spezialisierter Technologieanbieter und sichern höchste IT-Sicherheitsstandards.
Erfahren Sie in den folgenden Passagen, warum Managed IT-Services besonders für KMUs gewinnbringend sind, wie sie eingeführt werden können und worauf bei der Wahl des Managed Service Providers zu achten ist.
In der modernen, schnelllebigen Unternehmenslandschaft ist es für Unternehmen unerlässlich, mit dem rasanten technologischen Fortschritt Schritt zu halten. Ob Digitalisierung, Automatisierung, AI-Technologien, Cloud-Dienste oder das Internet der Dinge – moderne Technologien verbessern nicht nur die Leistungsfähigkeit und Produktivität, sondern sind auch entscheidend, um langfristig wettbewerbsfähig und profitabel zu sein, wie zahlreiche Studien aus den vergangenen Jahren belegen, darunter die Untersuchung „Performance-Treiber 2024“ von Staufen.
Besonders KMUs steht jedoch vor einzigartigen Herausforderungen, wenn es darum geht, diese fortschrittlichen Lösungen zu implementieren. Eine der größten Barrieren sind die begrenzten Ressourcen. Während große Unternehmen oft über umfangreiche Kapitalreserven und geschulte Experten verfügen, sieht die Lage für kleinere Betriebe meist anders aus. Der anhaltende Fachkräftemangel, finanzielle Engpässe sowie strukturelle, strategische und kulturelle Barrieren führen dazu, dass viele Unternehmen nicht in der Position sind die Möglichkeiten moderner Technologie vollständig auszuschöpfen.
Für mittelständische Unternehmen stellt sich daher die Frage: Wie können sie trotz dieser Einschränkungen mit großen Akteuren Schritt halten?
Die Antwort liegt in verwalteten IT-Dienstleistungen.
Was sind Managed IT-Services?
Unter Managed IT-Services versteht man technologische Services, die an ein externes IT-Dienstleistungsunternehmen, einen sogenannten Managed Service Provider (MSP), übertragen werden. Dieser übernimmt die Verantwortung für die technologische Infrastruktur und technischen Abläufe eines Unternehmens. Das primäre Ziel der verwalteten IT-Services besteht darin, durch das Anbieten spezialisierter Expertise und Ressourcen die Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit und Sicherheit der technologischen Umgebung der Kund*innen sicherzustellen, ihre hausinternen Technologieteams freizustellen und die Compliance mit gesetzlichen Regelungen sowie industriebezogener Richtlinien zu garantieren, ohne dass die Firmen selbst hohe Kapitalaufwendungen in IT-Personal oder interne IT-Infrastrukturen aufbringen müssen.
Typische Aufgaben eines Managed-Service-Providers!
Je nach Erfordernissen des betreuten Unternehmens bieten Managed-Service-Provider unterschiedliche IT-Dienstleistungen an, die unerlässlich für den reibungslosen Betrieb und die Sicherheit der IT-Infrastruktur eines Unternehmens sind. Nachfolgend sind einige der bedeutendsten Managed IT-Services aufgeführt, welche durch die Anbieter übernommen werden können:
• IT-Infrastrukturmanagement: Managed-Service-Provider übernehmen die Kontrolle, Verwaltung und vorausschauende Instandhaltung von Servern, Netzwerken und Endgeräten, um sicherzustellen, dass alle Systeme reibungslos funktionieren und Ausfallzeiten minimiert werden.
• Cloud-Services: Eine zusätzliche Kernkompetenz von Managed-Service-Providern ist die Zurverfügungstellung, Betreuung und Optimierung von Cloud-Infrastrukturen, wie Software-as-a-Service (SaaS), Platform-as-a-Service (PaaS) und Infrastructure-as-a-Service (IaaS). Dies befähigt Unternehmen, ihre IT-Ressourcen flexibel zu skalieren und von beliebigen Standorten auf ihre Unternehmensdaten und Business-Applikationen zu zugreifen.
• Backup und Disaster Recovery: Ein zentraler Aspekt von Managed IT-Services ist die Verwaltung von Datensicherungs- und Notfallwiederherstellungs-Lösungen. Diese Services gewährleisten, dass die Geschäftsdaten regelmäßig gesichert werden und im Fall eines Datenverlusts oder eines IT-Sicherheitsvorfalls zeitnah wiederhergestellt werden können.
• IT-Sicherheit: Ein weiterer, bedeutender Managed IT-Service ist die IT-Sicherheit. Dies umfasst neben der Gefährdungsermittlung und Schwachstellenbewertungen auch Sicherheitsbewusstseinsschulungen und die Implementierung von Schutzmaßnahmen wie Brandschutzwände und Virenschutzsoftware. Zudem bieten die Anbieter oft auch Dienstleistungen zur Bewältigung von IT-Sicherheitsvorfällen und zur Rekonstruktion nach Cyberattacken an, um die Datensicherheit und die Business-Kontinuität zu sichern.
• Remote Monitoring und Management (RMM): Managed Service Provider bieten zudem Remote Monitoring sowie Management (RMM) an, um die IT-Systeme eines Unternehmens rund um die Uhr zu überwachen. Dies ermöglicht eine proaktive Instandhaltung und schnelle Reaktion auf mögliche Störungen, bevor sie zu schwerwiegenden Störungen führen.
• Helpdesk- und Support-Services: Ein zusätzlicher erwähnenswerter Managed IT-Service ist der IT- Support und die Helpdesk-Dienste. Hier bieten Managed-Service-Provider bei IT-bezogenen Problemen und Fragen Hilfe für Endbenutzer, was die Effizienz und Produktivität der Mitarbeiter steigert. Dieser Dienst ist oft rund um die Uhr verfügbar und stellt sicher, dass IT-Probleme zeitnah gelöst werden.
• Update- und Patch-Management: Viele Managed-Service-Provider kümmern sich zudem um das turnusmäßige Update- und Patch-Management von Software und IT-Strukturen, um sicherzustellen, dass alle Programme auf dem neuesten Stand sind und Sicherheitslücken eliminiert werden. Dies trägt bei zur Aufrechterhaltung der Systemsicherheit und Betriebssicherheit und schützt vor identifizierten IT-Vulnerabilitäten und IT-Angriffen.
• Netzwerk- und Kommunikationsdienste: Viele Managed-Service-Provider bieten außerdem Netzwerk- und Kommunikationsdienste an, einschließlich der Verwaltung von Netzwerkinfrastrukturen, VPNs wie auch VoIP-Systemen, um eine zuverlässige und geschützte Kommunikation intern des Unternehmens zu gewährleisten.
• IT-Beratung und Strategie: Neben den täglichen IT-Dienstleistungen bieten viele Managed-Service-Provider auch konzeptionelle IT-Beratung an. Sie unterstützen Unternehmen dabei, ihre IT-Strategien zu formulieren und implementieren, um die Geschäftsziele zu fördern und Konkurrenzvorteile zu erlangen.
Aber ist IT-Outsourcing nicht dasselbe?
Managed IT-Services versus klassischem Outsourcing: Ein Vergleich!
Grundsätzlich sind Managed IT-Services und traditionelles Outsourcing beides Ansätze zur Auslagerung von IT-Dienstleistungen. Allerdings differenzieren sie sich deutlich in Umfang, Flexibilität und Dienstleistungsmodell. Hier sind die entscheidenden Unterschiede:
1. Umfang der Dienstleistungen:
– Managed IT-Services: Managed IT-Services beinhalten eine vielseitige Auswahl vorausschauend gesteuerter IT-Dienstleistungen, einschließlich Infrastrukturmanagement, Cloud-Services, Backup, IT-Sicherheit, Fernüberwachung, Helpdesk, Update-Management, Netzwerkservices und IT-Beratung. Ziel ist die ganzheitliche Hilfe und Optimierung des IT-Betriebs.
– Klassisches Outsourcing: Beim traditionellen IT-Outsourcing liegt die Aufmerksamkeit auf spezifischen IT-Aufgaben wie Datacenter-Management, Softwareentwicklung oder IT-Support, um Kosten zu senken, ohne die komplette IT-Infrastruktur zu verwalten.
2. Service-Modell und Management:
– Managed IT-Services: Managed IT-Services basieren auf der Prämisse von Service-Level-Agreements (SLAs), die klare Leistungskennzahlen und Qualitätsstandards festlegen. Proaktives IT-Handling mit fortlaufender Kontrolle und vorbeugender Instandhaltung.
– Klassisches Outsourcing: Beim herkömmlichen IT-Outsourcing dreht es sich um ein reaktives, vorhabenorientiertes Modell. Externe übernehmen konkrete Aufgaben, konzeptionelle IT-Planung bleibt beim Kunden.
3. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit:
– Managed IT-Services: Managed IT-Services bieten flexible und erweiterbare Lösungen, die sich schnell an ändernde Unternehmensbedürfnisse anpassen.
– Klassisches Outsourcing: Weniger flexibel, Langzeitverträge und bestimmte Tätigkeiten behindern Anpassungen an veränderte Geschäftsanforderungen.
4. Kostenstruktur:
– Managed IT-Services: Managed IT-Services haben eine transparente Kostenstruktur basierend auf Abonnement-Modell. Dies vereinfacht die Budgetplanung und vermeidet unerwartete Ausgaben.
– Klassisches Outsourcing: Beim traditionellen IT-Outsourcing variieren die Ausgaben je nach Umfang und Dauer der Projekte, oft projektbasiert oder nach Stunden, was zu schwer kalkulierbaren Kosten führen kann.
Effektive Strategien zur Implementierung von Managed IT-Services im Mittelstand!
Die Einführung von Managed IT-Services erfordert sorgfältige Vorbereitung und eine systematische Herangehensweise. Hier sind die entscheidenden Etappen, die berücksichtigt werden sollten:
1. Schritt 1: Bedarfsanalyse und Zielsetzung
Zu Beginn sollten mittelständische Unternehmen eine umfassende Bedarfsanalyse vornehmen. Ziel ist es, die spezifischen IT-Anforderungen des Unternehmens zu erkennen und klare Ziele für die Einführung von Managed Services zu setzen. Mögliche Überlegungen könnten folgendes umfassen:
• Welche spezifischen IT-Prozesse sollen ausgelagert werden?
• Welche internen Ressourcen sind vorhanden?
• Welche Service-Level-Agreements (SLAs) sind erforderlich?
2. Schritt 2: Auswahl eines passenden Managed-Service-Providers
Die Wahl des richtigen Managed-Service-Providers (MSP) ist ausschlaggebend für den Erfolg von Managed IT-Services. Hierbei sollten mittelständische Unternehmen folgende Aspekte in Betracht ziehen:
1. Erfahrung und Fachkenntnis: Der MSP sollte über belegbare Erfahrungswerte im Bereich Managed Services verfügen, idealerweise in ähnlichen Branchen.
2. Flexibilität und Erweiterbarkeit: Der Dienst sollte flexibel und skalierbar sein, um mit dem Wachstum und den Entwicklungen des Unternehmens mithalten zu können.
3. Technologie und Innovation: Der MSP sollte moderne Technologien einsetzen und kontinuierlich in Neuerungen anlegen, um den Kunden immer die optimalen Konzepte bieten zu können.
3. Schritt 3: Planung und Umsetzung
Nach der Auswahl eines geeigneten Managed-Service-Providers beginnt die detaillierte Planungsstufe. Diese beinhaltet:
• Erstellung eines Umsetzungsplans mit klaren Meilensteinen und Verantwortlichkeiten.
• Training der Mitarbeiter, um den Übergang zu den Managed IT-Services reibungslos zu gestalten.
• Einrichtung einer Kommunikationsplattform zwischen dem Betrieb und dem MSP, um eine effiziente Koordination zu gewährleisten.
4. Schritt 4: Monitoring und Optimierung
Nach der Implementierung ist es essentiell, die Leistungen der Managed IT-Services kontinuierlich zu monitoren.
Regelmäßige Überprüfungen und Reports helfen, die Servicequalität zu bewerten und Optimierungen vorzunehmen. Ein effektives Monitoring-System gestattet es, Störungen rechtzeitig zu identifizieren und schnell zu lösen.
Fazit: Maximale IT-Effizienz und Sicherheit für Ihr Unternehmen!
Der nicht aufzuhaltende Wandel zur digitalen Transformation und automatisierten Prozessen stellt mittelständische Unternehmen vor große Chancen und zugleich noch nie dagewesene Herausforderungen, wie etwa die Erfordernis, mit limitierten Mitteln Schritt zu halten, die IT-Sicherheit sicherzustellen und die betriebliche Effizienz zu erhöhen. Durch die Implementierung von Managed IT-Services sollten diese Schwierigkeiten jedoch wirkungsvoll bewältigt werden.
Managed IT-Services ermöglichen es Firmen, auf spezialisierte Expertise und fortschrittlichste Technologien zuzugreifen, ohne große Ausgaben in eigenes Personal und IT-Strukturen tätigen zu müssen.
Dies leitet nicht nur zu einer signifikanten Steigerung der IT-Effizienz und IT-Sicherheit, sondern auch zu einer deutlichen Kostensenkung und einer effizienteren Verwendung der Ressourcen.
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