Effizienz ist kein Luxus, sondern ein Muss – besonders im Mittelstand, wo Ressourcen oft begrenzt und Zeitbudgets knapp sind!
Der Wunsch vieler Unternehmen: weniger Abstimmungsaufwand, mehr Transparenz in Projekten, eine sichere Datenbasis – und das alles möglichst kosteneffizient.
Microsoft 365 bietet für diese Herausforderungen eine Komplettlösung, die weit über klassische Office-Anwendungen hinausgeht.
In diesem Beitrag stellen wir Ihnen sieben leistungsstarke Microsoft-Tools für Unternehmen vor, mit denen Sie interne Prozesse verschlanken, Teamarbeit verbessern und Sicherheitsrisiken minimieren.
Microsoft 365 – Die digitale Plattform für den Mittelstand
Microsoft 365 – oft auch „M365“ genannt – ist ein digitales Komplettpaket für moderne Büroarbeit. Es vereint die vertrauten Microsoft-Anwendungen wie Word, Excel und Outlook mit modernen Cloud-Diensten wie Teams, OneDrive, SharePoint und Power BI. Alles läuft online, ist miteinander vernetzt – und kann sowohl am PC, Tablet oder Smartphone genutzt werden.
Das Ziel: besser zusammenarbeiten, effizienter kommunizieren und sicherer arbeiten – ganz gleich, ob im Büro, im Homeoffice oder von unterwegs.
Cloudbasierte Plattform
Statt Software auf einzelnen Computern zu installieren, wird alles über das Internet („aus der Cloud“) bereitgestellt. Die Programme laufen direkt im Browser oder über lokale Apps – und alle Daten werden zentral, sicher und automatisch synchronisiert.
Lizenz-Modell statt Kaufversion
Früher: Einmal kaufen, installieren, irgendwann veraltet.
Heute: Microsoft 365 wird abonniert – pro Nutzer, pro Monat.
Sie haben volle Kontrolle über die Lizenzen und können bei Bedarf problemlos erweitern.
Ein Login – Zugriff auf alles
Mit einem einzigen Benutzerkonto erhalten Sie Zugriff auf alle enthaltenen Tools, wie Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), Cloud-Dienste (Teams, OneDrive, SharePoint), Sicherheitsfunktionen (Defender, MFA, Datenschutztools) und Kalender, Kontakte, E-Mails, Notizen und Aufgaben – zentral verwaltet
Zusammenarbeit in Echtzeit
Mehrere Personen können gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, Kommentare hinterlassen, Änderungen nachverfolgen und Aufgaben zuweisen – ganz ohne Versionschaos.
Für wen sich Microsoft M365 eignet
Microsoft M365 ist ideal für kleinere Unternehmen ohne eigene IT-Infrastruktur, da alle Anwendungen zentral verfügbar sind.
Mittelständische Unternehmen mit dezentralen Teams oder mehreren Standorten können nahtlos zusammenarbeiten und optimieren damit die Kommunikation innerhalb ihrer Teams.
Egal ob Büro, Homeoffice oder unterwegs: Unternehmen, die auf mobiles Arbeiten setzen können von überall auf alle Tools zugreifen.
Das Wichtigste: Compliance- und Datenschutzrichtlinien sorgen dafür, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.
Microsoft 365 ist ein echter Produktivitätsmotor, der Ihre Geschäftsprozesse modernisiert, die Teamarbeit vereinfacht und Ihre Daten schützt. Alles ist perfekt aufeinander abgestimmt – und kann mit Gröpper IT als Partner genau auf Ihre Anforderungen zugeschnitten werden.
Microsoft Teams – Zentrale Plattform für Kommunikation & Zusammenarbeit
Viele Unternehmen nutzen heute noch unterschiedliche Programme für E-Mails, Videokonferenzen, Telefonate, Projektmanagement und Dateiaustausch. Das führt nicht nur zu unnötiger Komplexität, sondern auch zu Medienbrüchen: Informationen gehen verloren, Dateien liegen verstreut in verschiedenen Systemen und Mitarbeitende müssen zwischen mehreren Anwendungen hin und her wechseln.
Microsoft Teams schafft hier Ordnung und Struktur – indem es all diese Funktionen in einer einzigen, intuitiven Plattform bündelt. Sie erhalten ein zentrales digitales Büro, in dem Ihre Mitarbeitenden chatten, an Meetings teilnehmen, gemeinsam an Dokumenten arbeiten und sich austauschen können – ganz gleich, ob sie im selben Büro sitzen oder an unterschiedlichen Standorten arbeiten.
Egal, ob an mehreren Standort, aus dem Homeoffice oder mobil:
Mit Microsoft Teams läuft der gesamte Austausch zentral und transparent ab:
Tägliche Abstimmungsrunden finden als Videomeetings statt – spontan oder geplant, mit wenigen Klicks.
Projektteams nutzen gemeinsame Chat-Kanäle, in denen alle relevanten Informationen, Dateien und Updates gebündelt vorliegen.
Dokumente wie Angebotsvorlagen oder Planungslisten werden in Echtzeit gemeinsam bearbeitet, ohne dass Versionen hin- und hergemailt werden müssen.
Auch Kunden oder externe Partner können ganz einfach zu einem Online-Meeting eingeladen werden – per Link, ohne zusätzliche Software oder Aufwand.
Die Microsoft-Tools für Unternehmen sparen nicht nur Zeit, sondern verbessern die Kommunikation und fördern die Zusammenarbeit – unabhängig von Ort oder Endgerät.
Mit Microsoft Teams profitieren gerade kleine und mittelständische Firmen von einer Vielzahl nützlicher Funktion, die den Arbeitsalltag erleichter, Workflows effektiver machen und die Produktivität steigern.
- Weniger E-Mails, weniger Meetings – aber mehr Austausch
- Transparente, zentrale Kommunikation
- Effizientere Zusammenarbeit im Team und mit Externen
- Ortsunabhängiges Arbeiten – perfekt für Homeoffice und mobile Teams
- Nahtlose Integration mit anderen Microsoft 365-Anwendungen
SharePoint & OneDrive – Moderne und sichere Dokumentenverwaltung für Ihr Unternehmen
In vielen Unternehmen besteht die Dateiablage aus einem Sammelsurium lokaler Speicherorte: Ordner auf dem Desktop, Netzlaufwerke, externe Festplatten oder E-Mail-Anhänge.
Das führt schnell zu Problemen wie:
Unübersichtlichkeit bei der Dateisuche
Mehrfach gespeicherte oder veraltete Dokumente
Unsichere Zugriffe und Datenverluste
Mit SharePoint und OneDrive lösen Sie diese Herausforderungen nachhaltig. Beide Anwendungen sind fester Bestandteil von Microsoft-Tools für Unternehmen und sorgen für Ordnung, Sicherheit und Flexibilität in Ihrer digitalen Dokumentenablage – ideal für die Arbeit im Team oder im Homeoffice.
Was ist der Unterschied zwischen SharePoint und OneDrive?
OneDrive ist der persönliche Cloud-Speicher für jeden Mitarbeitenden. Hier können Dateien gespeichert werden, auf die nur die betreffende Person Zugriff hat – ähnlich wie ein privater Ordner auf dem PC, nur eben in der Cloud.
SharePoint ist die gemeinsame Teamplattform zur Dateiablage und Zusammenarbeit. Dokumente werden strukturiert in Ordnern oder Bibliotheken abgelegt und können projektbezogen, abteilungsintern oder unternehmensweit geteilt werden.
Beide Systeme arbeiten nahtlos zusammen – und ermöglichen ein neues Level an transparenter und standortunabhängiger Zusammenarbeit.
Die Vorteile im Überblick
Zentralisierte Dokumentenablage: Gemeinsame Dateiablagen nach Teams, Projekten oder Abteilungen – immer aktuell, nie doppelt.
Versionierung & Änderungsverfolgung: Jede Änderung wird gespeichert, ältere Versionen können bei Bedarf wiederhergestellt werden.
Freigabefunktionen mit Rechteverwaltung: Sie entscheiden, wer lesen, bearbeiten oder freigeben darf – intern wie extern.
Offline-Verfügbarkeit & Synchronisation: Auch ohne Internetverbindung können Dokumente bearbeitet werden. Änderungen werden später automatisch abgeglichen.
Nahtlose Integration in Microsoft 365: Öffnen und speichern Sie Dateien direkt in Word, Excel, Outlook oder Teams – ohne Umwege.
Microsoft To Do – So behalten Sie Aufgaben endlich im Griff
Im hektischen Büroalltag geht schnell mal etwas unter: eine Rückmeldung an den Kunden, ein fehlendes Dokument für das Meeting, die Erinnerung an eine interne Frist. Viele Mitarbeitende schreiben sich Aufgaben auf Notizzettel, in E-Mails oder merken sie sich einfach – bis sie vergessen werden.
Microsoft To Do schafft hier Abhilfe. Es ist ein intelligentes, benutzerfreundliches Aufgaben-Tool, mit dem Sie persönliche und berufliche To-dos strukturieren, priorisieren und erledigen können – auf dem PC, dem Smartphone oder direkt in Outlook.
Was genau ist Microsoft To Do?
Microsoft To Do ist eine digitale Aufgabenliste – einfach zu bedienen wie Papier, aber mit den Vorteilen moderner Software. Es ermöglicht Ihnen:
Aufgaben in übersichtlichen Listen zu strukturieren (z. B. „Heute“, „Diese Woche“, „Projekt XY“)
Fälligkeitsdaten und Erinnerungen zu hinterlegen
Aufgaben mit Notizen, Anhängen und Prioritäten zu versehen
Aufgaben mit anderen zu teilen – etwa mit Kollegen im selben Projekt
Die Anwendung ist vollständig in Microsoft 365 integriert und synchronisiert sich automatisch mit Outlook, Planner und Teams.
Überblick Funktionen Microsoft To Do?
Tägliche Aufgabenplanung: Die „Mein Tag“-Funktion schlägt automatisch Aufgaben vor, die heute erledigt werden sollten – auf Basis Ihrer bisherigen Planungen.
Fälligkeiten & Erinnerungen: Verpassen Sie keine Frist mehr – To Do erinnert Sie rechtzeitig, auch unterwegs via Push-Benachrichtigung.
Teilaufgaben & Notizen: Große Aufgaben lassen sich in kleinere Schritte aufteilen, mit Kommentaren versehen oder mit Dateien ergänzen.
Synchronisation mit Outlook: Aufgaben, die Sie per E-Mail markieren, erscheinen automatisch in Ihrer To Do-Liste.
Teilen mit dem Team: Sie können Aufgabenlisten gemeinsam bearbeiten – z. B. für wiederkehrende Abläufe oder Projektarbeit.
Die Vorteile im Überblick
Microsoft To Do ist klein, aber mächtig – und kann Ihre persönliche Produktivität spürbar verbessern. Ob für Einzelpersonen, Projektteams oder Führungskräfte: Wer seine Aufgaben im Griff hat, arbeitet fokussierter und stressfreier.
Bessere Selbstorganisation im Arbeitsalltag
Mehr Transparenz und Verlässlichkeit im Team
Weniger vergessene Aufgaben oder doppelte Arbeit
Einfache, intuitive Bedienung – auch für Einsteiger
Mobil nutzbar auf Smartphone und Tablet
Unsere FMIT 365-Pakete - IT-Support zum Festpreis
FMIT 365 Basic
- Erweiterte E-Mail Security
- Überwachung von Alarmen
- Überprüfung auf erfolgreiche Bereinigung der E-Mail Security nach Vorfall
- E-Mail Verschlüsselung
- GoBD konforme E-Mail Archivierung
- E-Mail Signatur Management
- Backup Microsoft 365
FMIT 365 Plus
- Erweiterte E-Mail Security
- Überwachung von Alarmen
- Überprüfung auf erfolgreiche Bereinigung der E-Mail Security nach Vorfall
- E-Mail Verschlüsselung
- GoBD konforme E-Mail Archivierung
- E-Mail Signatur Management
- Backup Microsoft 365
- Berechtigungsmanagement für Microsoft 365
- Phishing Kampagnen
- Awareness Schulung
Power BI – Daten visualisieren statt analysieren müssen
In jedem Unternehmen fallen täglich unzählige Daten an: Umsatzzahlen, Lagerbestände, Kundenanfragen, Projektstände, Servicetickets, Rechnungen. Diese Informationen sind wertvoll – aber nur, wenn sie verstanden und genutzt werden.
Oft landen diese Daten in Excel-Tabellen, E-Mails oder einzelnen Abteilungen. Die Folge: Geschäftsentscheidungen basieren auf Bauchgefühl statt auf belastbaren Zahlen.
Microsoft Power BI (Business Intelligence) schließt diese Lücke. Es ist ein Analyse- und Visualisierungs-Tool, mit dem Sie Unternehmensdaten aus verschiedensten Quellen in Echtzeit auswerten, grafisch aufbereiten und übersichtlich darstellen können. So erkennen Sie sofort, wo Chancen liegen – und wo Handlungsbedarf besteht.
Was genau macht Power BI?
Power BI sammelt Daten aus unterschiedlichen Quellen – z. B. aus Excel, Ihrer Warenwirtschaft, CRM-Systemen, SQL-Datenbanken oder Cloud-Diensten – und verwandelt sie in visuelle, interaktive Dashboards. Diese können Kennzahlen wie Umsätze, Kosten, Lagerstände oder Kundenzufriedenheit grafisch darstellen und in Echtzeit aktualisieren.
Das Ergebnis: Sie erhalten eine zentrale, visuelle Übersicht Ihrer wichtigsten Unternehmenskennzahlen – jederzeit abrufbar, auch mobil.
Funktionen, die Power BI besonders machen
Datenverknüpfung aus mehreren Quellen: Verbinden Sie Ihre Excel-Tabellen, Buchhaltungssoftware, CRM-Tools oder ERP-Systeme.
Interaktive Dashboards & Berichte: Visualisieren Sie Zahlen als Diagramme, Karten oder Zeitreihen – angepasst an Ihre Bedürfnisse.
Automatische Aktualisierung: Daten werden regelmäßig synchronisiert – Sie arbeiten immer mit dem neuesten Stand.
Freigabe & Zusammenarbeit: Teilen Sie Berichte mit Kollegen, Partnern oder Kunden – mit Zugriffsrechten und Kommentarfunktion.
Mobilgeräte-Optimierung: Dashboards lassen sich auch auf Tablets und Smartphones bequem bedienen.
Die Vorteile im Überblick
Schnelle Übersicht über wichtige Kennzahlen (KPIs)
Weniger manuelle Auswertungen in Excel
Mehr Transparenz im gesamten Unternehmen
Datenbasierte Entscheidungen statt Bauchgefühl
Zeitersparnis im Controlling und Management
Microsoft Outlook & Kalender – Ihr digitales Rückgrat für Kommunikation und Organisation
Viele Unternehmen nutzen Outlook nur, um E-Mails zu versenden und zu empfangen. Dabei steckt in Outlook weit mehr: Es ist ein leistungsstarkes Organisationstool, das Ihre gesamte geschäftliche Kommunikation strukturiert, Ihre Terminplanung vereinfacht und sogar Ihre Aufgabenverwaltung unterstützen kann.
Im Zusammenspiel mit den anderen Microsoft 365-Anwendungen wie Teams, To Do und OneNote entfaltet Outlook sein volles Potenzial – und wird zur Schaltzentrale Ihres Arbeitsalltags.
Was Outlook wertvoll für Unternehmen macht
Outlook kombiniert mehrere Funktionen, die bisher oft in getrennten Tools gepflegt werden mussten:
E-Mail-Verwaltung
Verpassen Sie keine wichtige Nachricht mehr und organisieren Sie To-Do´s daraus effizient.
Kalender und Terminplanung
Organisieren Sie Besprechungen zentral an einem Ort und behalten Sie den Überblick über freie Zeiten in Ihrem Team.
Kontakte und Adressbücher
Alle Kontakte, in- und extern auf einem Blick an einem Ort: Noch nie war effizientes Arbeiten einfacher!
Aufgaben und Erinnerungen
Behalten Sie Abgabetermine im Blick, lassen Sie sich an wichtige Fristen erinnern und verpassen keine wichtigen Termine mehr.
Berechtigungs-Management
Vergeben Sie Berechtigungen zentral und machen Sie Informationen nur Personen zugänglich, die sie auch benötigen.
Integration mit Microsoft Teams und To Do
Noch effizienter durch noch mehr Potential: Durch die Integration anderer Microsoft-Anwendungen arbeiten sie nathlos zusammen und organisieren sich auch dezentral.
Mit Microsoft Outlook und dem integrierten Kalender behalten Sie stets den Überblick – ob im E-Mail-Chaos oder bei der Terminflut.
Und mit Gröpper IT erhalten Sie nicht nur die Software, sondern auch die passende Einführung und Unterstützung, um Outlook wirklich effizient zu nutzen.
Kennen Sie schon unsere Workshops?
Praxisnah - lösungsorientiert - individuell auf Ihre Anforderungen abgestimmt
Microsoft Planner – Projektmanagement leicht gemacht
Egal ob Marketingkampagne, IT-Rollout oder Kundenprojekt: Sobald mehrere Personen an einer Aufgabe beteiligt sind, wird es schnell unübersichtlich. Wer macht was? Bis wann? Was ist noch offen? Was wurde schon erledigt?
Oft bleibt das Projektmanagement auf E-Mail-Ketten, Excel-Listen oder Besprechungen beschränkt. Das kostet Zeit, führt zu Missverständnissen und birgt das Risiko, dass wichtige Aufgaben vergessen werden.
Microsoft Planner schafft genau hier Abhilfe. Es ist ein intuitives Tool, mit dem Sie Aufgaben in Projekten einfach strukturieren, visualisieren und nachverfolgen können – komplett integriert in Microsoft 365 und ohne externe Software.
Was ist Microsoft Planner und wie funktioniert es?
Planner funktioniert auf Basis von sogenannten Boards. Ein Board ist ein visuelles Projekt, das aus einzelnen Aufgaben besteht. Diese Aufgaben lassen sich gruppieren (z. B. „To Do“, „In Arbeit“, „Erledigt“), priorisieren, terminieren und Personen zuweisen.
Jede Aufgabe kann ergänzt werden durch:
Beschreibungen
Checklisten
Anhänge
Kommentare
Fälligkeitstermine
Fortschrittsanzeigen
Das Prinzip ähnelt bekannten Kanban-Methoden – aber einfacher, übersichtlicher und vollständig mit Teams, Outlook und To Do verknüpft.
Funktionen von Microsoft Planner
Visuelle Darstellung von Aufgaben in Listenform oder als Kanban-Board
Zuweisung an Teammitglieder inklusive E-Mail-Benachrichtigungen
Kalenderansicht zur Übersicht aller Fristen
Filterfunktionen nach Bearbeiter, Status oder Priorität
Automatische Synchronisation mit Microsoft Teams, Outlook und To Do
Mobile App zur Bearbeitung unterwegs
Die Vorteile im Überblick
Einfaches Projektmanagement – ohne Schulungsaufwand oder Zusatzsoftware
Transparenz für alle Beteiligten – jeder weiß, was zu tun ist
Effizientere Arbeitsabläufe – durch klare Zuständigkeiten und Deadlines
Bessere Zusammenarbeit im Team und mit externen Partnern
Nahtlose Integration in Microsoft 365 – keine Systembrüche, kein Mehraufwand
Microsoft Planner ist der perfekte Einstieg in strukturiertes Projektmanagement – gerade für Unternehmen, die pragmatische Lösungen ohne komplizierte Tools suchen.
Gröpper IT unterstützt Sie gerne bei der Einführung, Einrichtung und bei der Entwicklung effizienter Projektstrukturen in Ihrem Unternehmen.
Microsoft Defender & Sicherheitsfunktionen – Professioneller Schutz für Ihre Daten
Cyberangriffe, Ransomware, Phishing-Mails – IT-Sicherheitsbedrohungen gehören heute leider zum Alltag, auch für kleine und mittelständische Unternehmen. Viele Betriebe glauben, sie seien „zu klein, um ins Visier zu geraten“ – und investieren daher kaum in Sicherheitslösungen. Ein gefährlicher Trugschluss.
Denn Angriffe sind meist automatisiert und treffen Unternehmen aller Größen. Die Folgen: Produktionsausfälle, Datenverlust, Reputationsschäden und mitunter existenzbedrohende Kosten.
Mit Microsoft Defender und den integrierten Sicherheitsfunktionen von Microsoft 365 erhalten Sie Schutz auf Enterprise-Niveau, angepasst an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens – und das ganz ohne komplexe IT-Infrastruktur.
Was ist Microsoft Defender?
Microsoft Defender ist ein umfassendes Sicherheits-Framework, das direkt in Microsoft 365 integriert ist. Es schützt Ihre Endgeräte, Ihre E-Mails, Ihre Dokumente und Ihre Identitäten – also alles, was für Ihr digitales Arbeiten essenziell ist.
Defender arbeitet im Hintergrund, ist lernfähig und erkennt Bedrohungen in Echtzeit – bevor Schaden entsteht.
Wichtige Sicherheitsfunktionen von Microsoft Defender
Zwei-Faktor-Authentifizierung (MFA)
Sicherer Login durch Kombination aus Passwort + zusätzlicher Bestätigung via App oder SMS.
Geräteschutz & Compliance-Richtlinien
Festlegung, wie Geräte im Unternehmen genutzt werden dürfen – inkl. Datenverschlüsselung.
Sicherheitswarnungen & Dashboards
Übersichtliche Verwaltung von Vorfällen, Warnmeldungen und Geräte-Status.
Antivirus- & Antimalware-Schutz
Automatischer Schutz vor Schadsoftware, Würmern, Trojanern und Ransomware.
Phishing-Erkennung in E-Mails
Schutz vor betrügerischen Nachrichten, die auf Login-Daten oder Geldtransfers abzielen.
E-Mail-Verschlüsselung & Archivierung
Schutz sensibler Inhalte und GoBD-konforme Langzeitarchivierung.
Die Vorteile im Überblick
Schutz auf Unternehmensniveau, auch für kleine Teams
Zentrale Verwaltung & Automatisierung – kein täglicher manueller Aufwand
Rechtssicherheit durch DSGVO- und GoBD-Compliance
Erkennung und Abwehr von Bedrohungen in Echtzeit
Nahtlose Integration mit Microsoft 365 – keine Zusatzsoftware nötig
Mit Microsoft Defender und den integrierten Sicherheitsfeatures von Microsoft 365 schützen Sie Ihre IT ohne Mehraufwand – effektiv, automatisiert und professionell. Und mit Gröpper IT haben Sie einen Partner an Ihrer Seite, der alle Sicherheitsmaßnahmen optimal auf Ihre Infrastruktur abstimmt, laufend überwacht und im Ernstfall sofort reagiert.
Microsoft-Tools für Unternehmen: Effizienz, Sicherheit und Zusammenarbeit neu gedacht
Kleine und mittelständische Unternehmen stehen heute vor großen Herausforderungen: steigende Anforderungen an Effizienz, flexible Arbeitsmodelle, Fachkräftemangel und zunehmende Bedrohungen durch Cyberangriffe. Gleichzeitig fehlen oft die personellen Ressourcen, um eigene komplexe IT-Infrastrukturen zu betreiben.
Genau hier bietet Microsoft 365 mit seinen integrierten Tools eine zukunftssichere Lösung – flexibel, sicher und leicht in den Arbeitsalltag integrierbar.
Die vorgestellten Tools – von Microsoft Teams über Outlook, SharePoint, OneDrive und Planner bis hin zu Power BI und Defender – zeigen eindrucksvoll, wie Digitalisierung einfach umsetzbar sein kann. Und wie Sie damit Produktivität, Zusammenarbeit und Sicherheit entscheidend verbessern können – ohne hohe Investitionen oder technisches Vorwissen.
Als zertifizierter Microsoft Partner bringen wir über ein Jahrzehnt Erfahrung in der Microsoft Welt mit und stehen Ihnen bei der Implementierung und Anwendung von MS-Produkten zur Seite.
Unsere Expertise erstreckt sich über die gesamte Microsoft Produktpalette – von Microsoft 365 bis Azure.
Jedes Unternehmen ist einzigartig. Unsere Beratung ist deshalb immer individuell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten. Durch den geschulten Blick unserer Techniker schauen wir uns Ihre Herausforderungen in der 360-Grad-Perspektive an und schaffen damit Synergien, die Sie noch effizienter arbeiten lassen.
Wir beraten Sie außerdem transparent und finden die individuelle Lösung, die Ihre IT sicherer macht und gleichzeitig wertvolle Ressourcen spart.
