Protego - Dein Versicherungsmakler
Einführung des Microsoft 365 Copilot
PROTEGO ist ein unabhängiger Versicherungsmakler mit Sitz in Delbrück im Kreis Paderborn.
Das Team berät Privatkunden und Unternehmen rund um Absicherung, Vorsorge, Kapitalanlagen und Finanzierungen.
Im Mittelpunkt steht immer die persönliche Situation der Kundinnen und Kunden. PROTEGO versteht sich als Übersetzer zwischen komplexen Versicherungsbedingungen, Bankensprache und dem echten Leben.
Auf einen Blick
Was wurde umgesetzt?
Einführung von Microsoft 365 Copilot im laufenden Betrieb.
Aufbau einer belastbaren Datenbasis in Microsoft 365 und SharePoint, damit Copilot interne Informationen wie Angebote, E-Mails und Dokumente gezielt durchsuchen und aufbereiten kann.
Wie wurde es umgesetzt?
Start mit FMIT 365 und einer sauberen Basis für Exchange und SharePoint.
Schrittweise Freischaltung von Copilot für definierte Use Cases, etwa interne Suche, Angebotsrecherche und Marketinginhalte. Parallel dazu wurde die Datenstruktur ausgebaut und konsequent an Copilot angebunden.
Warum ist das entscheidend?
Das Team von PROTEGO arbeitet täglich mit sensiblen Kundendaten und komplexen Angeboten. Copilot unterstützt bei der Suche, Auswertung und Aufbereitung dieser Informationen. Gleichzeitig sorgt die saubere M365 Basis dafür, dass moderne KI Werkzeuge sicher und DSGVO konform eingesetzt werden können, ohne dass Mitarbeitende auf unkontrollierte Tools ausweichen.
Das Projekt
Ausgangspunkt war FMIT 365 und der Wunsch, Microsoft 365 konsequent auszunutzen.
Im Alltag von PROTEGO fallen viele Informationen an. Angebote, E-Mails, Berechnungen, interne Notizen, Blogartikel und Marketingtexte.
Gleichzeitig sind die Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit sehr hoch. Die Geschäftsführung wollte deshalb zwei Ziele miteinander verbinden. Zum einen mehr Unterstützung im Tagesgeschäft durch Copilot. Zum anderen maximale Kontrolle darüber, wo sensible Daten liegen und wie sie verarbeitet werden.
Vor allem die interne Suche, die Anbindung an SharePoint und die Möglichkeit, Zahlen und Fakten direkt in verständliche Texte zu übersetzen, waren für PROTEGO besonders spannend.
Ausgangssituation
Vor dem Projekt lag ein Teil des Know-hows in Köpfen, E-Mail Postfächern und verstreuten Ablagen.
Wer etwas zu einem bestimmten Kunden, einem Angebot oder einem Thema wissen wollte, musste E-Mails durchsuchen, einzelne Anhänge öffnen und sich wichtige Informationen herausziehen.
Beispielsweise Angebote, Beratungsunterlagen, wiederkehrende Fragestellungen oder Marketinginhalte.
Zielsetzung
Das Projekt hatte mehrere klare Ziele.
Die interne Suche sollte nicht mehr nur über das E-Mail Postfach laufen, sondern über eine strukturierte Datenbasis in SharePoint und Microsoft 365. Copilot sollte daraus relevante Antworten und Vorschläge generieren können.
Copilot sollte zum täglichen Sparringspartner für Beratung, Angebotserstellung und Marketing werden, auf einer Basis, die fachlich und rechtlich tragfähig ist.
Umsetzung
Die Umsetzung startete mit der technischen Basis.
Mit FMIT 365 wurden zentrale Sicherheitseinstellungen in Microsoft 365 und insbesondere im Exchange Umfeld sauber konfiguriert. Parallel dazu wurde die Struktur in SharePoint und die Ablage von Dokumenten so ausgerichtet, dass Copilot sinnvoll darauf zugreifen kann.
Anschließend wurde Copilot schrittweise im Alltag von PROTEGO eingeführt.
Erste Use Cases waren unter anderem:
- interne Suche nach Angeboten und Fachinformationen
- das gezielte Auffinden von E-Mails und Unterlagen
- die Erstellung und Überarbeitung von Texten für Beratung und Marketing
Wichtig war dabei eine zentrale Erkenntnis.
Die Ordnerstruktur und Datenbasis mussten stimmen, damit Copilot sinnvoll arbeiten kann. Diese Vorarbeit hat sich nach Aussage von PROTEGO klar ausgezahlt.
Ergebnis
Die Effekte sind im Alltag deutlich spürbar, auch wenn sie sich nicht in exakten Zahlen abbilden lassen.
Zahlen und Fakten aus verschiedenen Quellen lassen sich besser zusammenführen. So entsteht eine fundiertere Grundlage für die Beratung.
Auch im Marketing ist der Unterschied spürbar. Textentwürfe, Inhalte für Blogbeiträge oder Formulierungsvarianten lassen sich mit Copilot schneller entwickeln und anpassen.
Langfristiger Nutzen
Langfristiger Nutzen von FMIT 365 und Microsoft 365 Copilot
Entlastung der internen IT Ressourcen
Es gibt klare Zuständigkeiten. Ein interner Ansprechpartner kümmert sich um die Technik. Wenn es komplexer wird, unterstützt die Gröpper IT. Unstrukturiertes Ausprobieren und langes Suchen nach Lösungen werden deutlich reduziert.Geordnete und kontrollierte Nutzung von KI
Mitarbeitende müssen keine externen, nicht geprüften Tools einsetzen. Mit Copilot steht eine integrierte Lösung zur Verfügung. Daten bleiben in der eigenen Microsoft Umgebung und unterliegen klar definierten Sicherheits und Compliance Vorgaben.Stetig bessere Ergebnisse durch wachsende Datenbasis
Je mehr Inhalte strukturiert in SharePoint und Microsoft 365 vorliegen, desto gezielter kann Copilot darauf zugreifen. PROTEGO erlebt bereits, dass die Antworten im Verlauf immer treffender und hilfreicher werden.Mehr Sicherheit in der Unternehmenssteuerung
Copilot unterstützt die Qualität von Beratung und Kommunikation. Gleichzeitig wächst das Vertrauen in die eigene IT-Strategie, weil moderne Werkzeuge kontrolliert und sicher eingesetzt werden können.
Kundenstimme
„Copilot ist heute fester Bestandteil unseres Arbeitsalltags. Wir sichern viele Themen noch einmal mit Copilot ab und bekommen eine deutlich bessere Grundlage für Entscheidungen. Gleichzeitig haben wir die Sicherheit, dass unsere Daten in einer kontrollierten Umgebung bleiben.“
Dominik Welslau – Geschäftsführung
Zusammenfassung
Microsoft 365 Copilot als Sparringspartner im Beratungsalltag
Bessere und gezieltere Informationssuche
Copilot greift auf E-Mails, SharePoint und interne Dokumente zu und hilft dabei, relevante Informationen schneller zu finden.Fundiertere Beratungsgrundlagen
Zahlen, Fakten und Unterlagen werden leichter zusammengeführt. Entscheidungen in der Beratung können auf einer breiteren Informationsbasis getroffen werden.Sichere Nutzung von KI im Maklerbüro
Durch FMIT 365 und eine sauber konfigurierte Microsoft 365 Umgebung werden sensible Daten in kontrollierten Systemen verarbeitet. Externe, nicht geprüfte Tools werden überflüssig.Entlastung der internen IT
Klare Zuständigkeiten und die Unterstützung durch Gröpper IT verhindern, dass Mitarbeitende sich allein durch komplexe Einstellungen kämpfen müssen.Kontinuierlich bessere Ergebnisse durch Nutzung
Mit jeder Ablage in SharePoint und jedem neuen Use Case wächst die Datenbasis. Die Antworten von Copilot werden im Laufe der Zeit immer präziser und hilfreicher.
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