Workshop Effiziente Ordnerstruktur
Ihr Unternehmen strukturiert, digital und zukunftssicher
Doppelablagen, unklare Benennungen und ineffiziente Suchprozesse sind Zeitfresser, die Unternehmen jährlich unzählige Arbeitsstunden kosten. Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen, deren digitale Ablage historisch gewachsen ist und nicht strategisch aufgebaut wurde, verlieren dadurch Produktivität und Transparenz.
Unser Workshop für eine effiziente Ordnerstruktur bietet eine praxisnahe Lösung, mit der Sie Ihre Ablage einmalig optimieren und langfristig standardisieren.
Unsere Methode: Maximal 4 Klicks zur gesuchten Datei – für ein schnelles und zuverlässiges Arbeiten.
Fehlende Struktur in der digitalen Ablage
Eine unstrukturierte Dateiablage führt dazu, dass Dokumente nicht oder nur schwer auffindbar sind. Das kostet nicht nur wertvolle Arbeitszeit, sondern führt auch zu Fehlern, doppelten Dokumenten und ineffizienten Workflows.
Alltägliche Probleme in Unternehmen ohne klare Ordnerstruktur
Doppelablagen und Versionschaos
Ohne einheitliche Benennungsregeln speichern Mitarbeitende Dateien mehrfach, oft unter leicht unterschiedlichen Namen. Das führt zu veralteten oder falschen Versionen, die dann in fehlerhaften Entscheidungen oder Missverständnissen münden.
Unklare Berechtigungen und fehlende Zugriffsrechte
In vielen Unternehmen wissen Mitarbeitende nicht, wo sie relevante Dokumente ablegen sollen oder ob sie überhaupt auf benötigte Dateien zugreifen dürfen. Das führt zu ständigen Rückfragen oder Schatten-IT, weil sich Mitarbeitende alternative Ablagen suchen.
Ineffiziente Suchprozesse und Zeitverlust
Studien zeigen, dass Mitarbeitende durchschnittlich bis zu 20 % ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen verbringen. In einem 10-köpfigen Team bedeutet das einen Produktivitätsverlust von zwei Vollzeitstellen pro Jahr.
Unser Workshop: Maßgeschneiderte Lösungen für Ihre digitale Ablage
Unser Workshop basiert auf erprobten Best Practices der digitalen Zusammenarbeit und hilft Ihnen, eine klare, einheitliche und leicht verständliche Ablagestruktur zu etablieren. Dabei gehen wir individuell auf Ihre aktuellen Herausforderungen und Geschäftsprozesse ein.
Analyse & Planung – Der erste Schritt zu mehr Effizienz
- IST-Analyse Ihrer aktuellen Ablagestruktur
Gemeinsam analysieren wir Ihre bisherige Ablage und identifizieren Schwachstellen wie überladene Hauptordner, unlogische Benennungen oder veraltete Dateien.
- Identifikation von Herausforderungen und Optimierungspotenzialen
Wo entstehen aktuell Suchzeiten? Welche Prozesse bremsen die Effizienz? Unser Ziel ist es, individuelle Lösungen für Ihr Unternehmen zu entwickeln.
- Definition klarer Benennungsregeln und Zugriffsrechte
Durch einheitliche Namenskonventionen und klare Berechtigungskonzepte wird sichergestellt, dass jede Datei am richtigen Ort abgelegt und nur von den richtigen Personen bearbeitet wird.
Entwicklung & Umsetzung – Ihre neue Ordnerstruktur entsteht
Erarbeitung einer maßgeschneiderten Ordnerstruktur
Basierend auf der Analyse entwickeln wir ein klares, leicht verständliches System mit maximal vier Ebenen und einer sinnvollen Kategorisierung nach Abteilungen, Prozessen oder Projekten.
Erstellung von Standard-Vorlagen zur konsistenten Ablage
Einheitliche Vorlagen für Ordner und Dokumente sorgen für eine strukturierte und einheitliche Dateiablage.
Implementierung inklusive Berechtigungsmanagement
Zugriffsrechte werden so definiert, dass jeder Mitarbeitende genau die Dokumente findet, die er benötigt – nicht mehr und nicht weniger.
Schulung & Begleitung – Nachhaltige Einführung der neuen Struktur
- Workshops für Ihre Mitarbeiter zur Nutzung der neuen Struktur
Ein System ist nur dann erfolgreich, wenn es von allen Mitarbeitenden genutzt wird. Im Workshop zeigen wir, wie die neue Ablage funktioniert und welche Vorteile sie bringt.
- Bereitstellung eines Leitfadens
Ein detaillierter Leitfaden mit konkreten Beispielen und Best Practices hilft, die neue Struktur langfristig beizubehalten.
- Support und Anpassungen nach der Implementierung
Auch nach der Einführung begleiten wir Sie auf Wunsch weiter und passen die Struktur bei Bedarf an neue Anforderungen an.
Nachhaltige Optimierung für langfristige Effizienz
Die Einführung einer neuen Ablagestruktur ist kein einmaliges Projekt, sondern eine kontinuierliche Optimierung. Daher begleiten wir Sie auch nach der Umstellung mit gezielten Maßnahmen zur Qualitätssicherung.
Kontinuierliche Verbesserung durch regelmäßige Überprüfung
Feedback-Runden nach der Einführung
In regelmäßigen Abständen überprüfen wir gemeinsam mit Ihnen, ob die Struktur funktioniert oder Anpassungen notwendig sind.
Langfristige Pflege durch regelmäßige Überprüfungen
Wir helfen Ihnen, eine Kultur der Ordnung zu etablieren, in der Dokumente nicht nur abgelegt, sondern auch gepflegt und aktualisiert werden.
Etablierung von Archivierungs- und Bereinigungsregeln
Damit unnötige Dateien nicht über Jahre angesammelt werden, helfen wir Ihnen bei der Einführung klarer Aufbewahrungsfristen und Löschregeln.
Ihr Mehrwert – Die Vorteile einer optimierten Ordnerstruktur
Eine durchdachte Ordnerstruktur spart nicht nur Zeit, sondern verbessert die gesamte digitale Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen.
Schnellere Auffindbarkeit von Dokumenten
Dank klarer Strukturen finden Sie Ihre Dateien in maximal vier Klicks – egal ob in OneDrive, SharePoint oder auf dem lokalen Server.
Klare und einheitliche Struktur für alle Abteilungen
Alle Mitarbeitenden arbeiten mit der gleichen Ablagestrategie, was Missverständnisse reduziert und den internen Austausch erleichtert.
Reduzierung von Datenverlusten
Wenn alle wissen, wo sich relevante Dokumente befinden, arbeiten Teams effizienter zusammen. Gleichzeitig werden Datenverluste und Versionskonflikte vermieden.
Nachhaltige Ordnung
Eine strukturierte Ablage ist nicht nur ein kurzfristiger Vorteil, sondern stellt sicher, dass Ihr Unternehmen auch langfristig effizient arbeitet und mit dem Wachstum skalieren kann.
Jetzt teilnehmen und von einer effizienten Ordnerstruktur profitieren!
Mit unserer praxisnahen und individuell anpassbaren Lösung optimieren wir Ihre Dateiablage nachhaltig.
Das bedeutet für Sie:
Weniger Suchzeiten, mehr Produktivität
Effizientere Prozesse und klare Strukturen
Bessere Zusammenarbeit durch einheitliche Ablageregeln
JETZT KONTAKT AUFNEHMEN
Sie möchten Ihre Ordnerstruktur auf den Prüfstand stellen und die Zusammenarbeit im Team durch effiziente Ablageregeln noch besser machen?
Wir freuen uns, Sie kennenzulernen.
