OneDrive von Microsoft: Was ist das und wem nützt es?
Dropbox, Google Drive, iCloud wie auch mehr – Cloud-Dienste gibt es mittlerweile viele. Die Option von der Marke Microsoft auf dem Cloud-Storage-Markt heißt OneDrive. Was kann OneDrive von Microsoft? Punktet die Cloud-Lösung in Sachen Datenschutz? Eignet sich der Service tendenziell für private oder für geschäftliche Anlässe? Wir haben OneDrive einmal unter die Lupe genommen…
Mit Hilfe des von Microsoft angebotenen Cloud-Dienstes OneDrive kann man Daten in einem Online-Storage uploaden – oder, wie es so attraktiv heißt: „in der Cloud speichern“. In Microsoft OneDrive lassen sich, wie in jedem anderen Cloud-Storage-Dienst, Dateien speichern, sodass diese ortsungebunden im Zugriff sind – ob per Browser, Client-Anwendung oder OneDrive-App, welche verfügbar ist für Windows Phone, iOS wie auch Android. Mit OneDrive hat man daher Fotos und Dateien allerorts und auf jedem Gerät zur Hand – äußerst praktisch!
Ein Cloud-Speicher ist allerdings nicht nur nützlich, um von allerorts auf Daten zurückgreifen zu können: Besonders im Falle eines Verlusts oder Defekts des Endgeräts ist es enorm wertvoll, wenn alle wichtigen Dateien an einem zusätzlichen Ort, zum Beispiel eben in OneDrive, gesichert sind.
Eine Funktion, die sowohl persönlich für Fotos, Videos & Co., als auch für Excel-Tabellen, Word-Dokumente wie auch andere geschäftliche Dateien extrem von Nutzen ist. Ein Backup wird damit dennoch nicht substituiert.
Damit immer alle Daten allerorts synchron sind, kann man ganz einfach einen so bezeichneten OneDrive-Ordner auf dem PC hinzufügen. Alle Dateien, welche in diesen Ordner geschoben werden, befinden sich dann automatisch in der OneDrive-Cloud. In dem Moment wo Daten an einem beliebigen Speicherort hinzugefügt, verändert oder gelöscht werden, passiert eine automatische Synchronisierung auf jeglichen anderen Speicherorten. Einzige Voraussetzung dafür: Eine Internetverbindung.
Für einen idealen Wechsel mit anderen, lassen sich Dateien oder Fotos aus OneDrive einfach teilen – ob das Geburtstagsfoto des Enkels, das man der Oma senden will, oder der Geschäftsbericht, den man dem Arbeitgeber zur Durchsicht zukommen lassen will. Statt eine Datei per E-Mail zu versenden oder diese auf den USB-Stick zu bringen und so für eine Kopie der Datei zu sorgen, wird diesem, welchem man das jeweilige File verfügbar machen möchte, schlichtweg ein Direktlink zu der Datei in OneDrive geschickt – das geht extrem schnell und sorgt gleichzeitig dafür, dass nicht unnötige Kopien von Dateien gefertigt werden.
Rat: Wenn Sie Windows 10 gebrauchen, ist OneDrive bereits auf Ihrem PC installiert. Bei einer anderen Windows-Version müssen Sie erst die OneDrive-App installieren, um loszulegen.
Was ist OneDrive for Business?
Zusätzlich zur OneDrive Standard-Lösung bietet Microsoft ebenfalls ein Produkt namens „OneDrive for Business“ an. Hierbei handelt es sich um einen Cloud-Speicherdienst von Microsoft, welcher besonders für den Einsatz in Unternehmen konzipiert wurde und demnach optimal auf die Teamarbeit angepasst wurde. Die Cloud-Option beruht im Kern auf der Technologie von Microsoft SharePoint und kann daher weit mehr als ein „normaler“ Cloud-Speicherdienst: Man kann per OneDrive for Business in Echtzeit mit verschiedenen Personen an ein- und dem gleichen Dokument gemeinsam arbeiten – Co-Authoring nennt man die effiziente Vorgehensweise, die echtes Teamwork der Zukunft realisierbar macht.
OneDrive funktioniert Hand in Hand mit den Microsoft Applikationen – besonders mit Office 365 bzw. Microsoft 365 zusammen. Zum Beispiel kann eine PowerPoint-Präsentation, welche Person A in OneDrive gespeichert hat, von Nutzer B via Browser angesehen und überarbeitet werden, ohne dass Person B PowerPoint installiert haben muss auf dem Rechner. Und Person C kann von einem anderen Teil der Erde hierbei zuschauen und die Veränderungen kommentieren. Diese Lösungen erleichtern die Teamarbeit enorm, vor allem in solchen, bei denen ein Teil des Teams Microsoft-Nutzer und ein anderer Teil Mac-User sind. Dank der vollautomatischen Daten-Synchronisation von OneDrive können ebenso sämtliche Kollegen bei der kollaborativen Arbeit immerzu die gegenwärtige Version abrufen, ohne erst manuell neue Versionsstände beziehen zu müssen.
Weiterer Vorteil von OneDrive for Business: Usern steht eine Versionierung bereit. Benutzer können also alte, zuvor abgespeicherte Versionen ihrer Office-Dokumente, die in OneDrive liegen, rekonstruieren. Normalerweise werden die letzten 500 Versionen eines Dokuments im Hintergrund ganz von allein gespeichert und können auf Wunsch erneut verwendet werden.
Erfüllt OneDrive auch strenge Sicherheitsstandards?
Vorrangig einmal muss man akzeptieren, dass für eine Lösung wie OneDrive, in der empfindliche, vertrauliche Daten gesichert sind – ob nun aus privatem oder geschäftlichem Umfeld – das Thema Datenschutz eine wesentliche Rolle spielt. Zudem muss transparent sein, wer (jedenfalls in Theorie) Einsicht in die in OneDrive abgelegten Daten beziehen kann.
Wie ist der Status Quo? Also, OneDrive ist im Besitz über eine Standard-SSL-Verschlüsselung bei der Übermittlung von Dokumenten – einmal gespeichert auf dem Server, kommt eine 256bit-AES Verschlüsselung zum Gebrauch, um die Daten zu schützen. Wer seine Daten in OneDrive zusätzlich verschlüsseln möchte, dem können Werkzeuge wie Boxcryptor oder Microsoft BitLocker behilflich sein als Erweiterung für den geschützten Einsatz von OneDrive im Firmen. OneDrive for Business bietet auch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, die dafür sorgt, dass nur autorisierte Benutzer Zugriff auf die Dateien erhalten können – eine zeitgemäße und allgemein als sicher eingestufte Lösung, die dafür sorgt, dass man Unbefugten den Zutritt zur OneDrive-Cloud verwehren kann. Ebenso eine einfache, aber wichtige Aktion zur Absicherung vor Hackern: Sichere Passwörter nutzen und selbige regelmäßig ändern.
Wo sind die Daten gespeichert? Das ist eine zentrale Frage, weil wenn die Daten, die in OneDrive sind, auf amerikanischen Webservern gehostet werden, dann ist dies aus Datenschutz-Sicht äußerst kritisch zu begutachten, vor allem bezüglich der strengen Vorgaben der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Der Einsatz wäre somit für europäische Firmen nicht möglich, ohne die geltenden Datenschutzverordnungen zu verletzen. Microsoft weiß natürlich um den Zustand. Daher werden die Daten aller Unternehmen, die OneDrive for Business verwenden, und den Firmensitz innerhalb Europas haben, auf Servern in Rechenzentren in der EU gespeichert.
Wer exakte Auskünfte sucht, an welchem Ort Microsoft die Daten sichert, wird auf dieser Webseite fündig. An dieser Stelle sind sämtliche Standorte der von Microsoft verwendeten Rechenzentren pro genutztem Microsoft-Dienst nachvollziehbar aufgeführt.
Die Daten der User des Dienstes OneDrive for Business, welche eine Rechnungsadresse in Deutschland haben, werden folglich nur in Deutschland gehostet.
Cloud-Speicherdienste im Allgemeinen werden oft wegen angeblicher Datenschutzbedenken angeprangert. Mangelnde Intransparenz oder eine nicht saubere Umsetzung des Themas IT-Sicherheit kann man Microsoft bei ihrem Service OneDrive for Business allerdings nicht vorwerfen – selbst wenn das Unternehmen seinen Sitz in den USA hat. Trotzdem sei an selbiger Stelle erwähnt, dass Microsoft sich durch Befürwortung der OneDrive-Nutzungsbedingungen das Recht einholt, die Daten der Kunden maschinell zu durchsuchen. Diese Handlung dient dazu, Dateien ausfindig zu machen, welche „unangemessene“ Inhalte darstellen. Findet der Microsoft-Crawler Daten, welche gegen die Richtlinien verstoßen, droht eine Kontosperrung. Legt man in seiner privaten OneDrive-Cloud als frisch gebackene Eltern also beispielsweise das allererste Foto des neugeborenen Babys ab, auf welchen das Kind logischerweise nackt ist, könnte das theoretisch zu einer Sperrung des Kontos führen – über den automatischen Datenscan per PhotoDNA-Technik könnte das jeweilige Foto aufgespürt und als inadäquat eingestuft werden. Die Auseinandersetzung darüber, inwieweit solche verdachtsunabhängigen Scans nützlich und rechtlich überhaupt zulässig sind, wird bereits seit geraumer Zeit geführt – bisher mit unterschiedlichen Resultaten. Aber Fakt ist: Wer OneDrive verwendet, der stimmt dem Gebrauch dieser Technik und dem automatischen Scan seiner Daten zu – das muss man wissen, wenn man das Tool nutzt oder plant, es zu verwenden.
Wenn Sie Interesse haben, OneDrive in Ihrem Unternehmen zu nutzen, kontaktieren Sie uns gerne.
Wir können Sie im Handling mit OneDrive schulen, helfen bei der Anpassung des Zugriffsmanagements und sorgen dafür, dass Sie OneDrive for Business sicher einsetzen. Ebenso unterstützen wir auf Wunsch beim Datenumzug und dem Einrichten einer Ablagestruktur – um was es auch geht:
Wir sind Ihr zertifizierter Ansprechpartner rund um Microsoft OneDrive!
