Was ist Microsoft SharePoint?
Microsoft SharePoint ist eine webbasierte Zusammenarbeits- wie auch Dokumentenmanagementplattform, welche von Microsoft erschaffen wurde.
Sie wird von Firmen unterschiedlichster Größenordnung benutzt – von kleinen über mittelständische Betriebe bis hin zu Konzernen – und bietet eine Reihe von Features wie Dokumentenablage sowie -freigabe, Diskussionsforen, Blogs, Wikis, Kalender und Aufgabenverwaltung.
Was exakt SharePoint ist und für wen sich die Option lohnt, nehmen wir im folgenden Blog-Artikel genauer unter die Lupe.
Das Programm SharePoint von Microsoft wurde im Jahr 2001 als innere Collaboration-Plattform für Microsoft erschaffen und ist seit 2003 als Bestandteil des Microsoft Office-Systems verfügbar.
SharePoint ist eine Plattform, die Firmen selbst gestalten und warten können. In einer SharePoint-Umgebung werden Inhalte wie Dateien, Webseiten, Dokumente und Informationen abgespeichert sowie gemeinsam genutzt.
Die Plattform selbst kann hausintern oder außerhalb (oder eine Kombination aus beidem) gebraucht werden.
SharePoint kann entweder als webbasierte Anwendung im Kontext einer Software-as-a-Service Leistung (SaaS) eingesetzt werden oder als On-Premise-Variante auf einem eigenen Server oder in einer eigenen Cloud gehostet werden.
Informationen zu den aktuellen Plänen & Preisen sind hier zu finden.
Microsoft SharePoint - Einsatzzwecke
Microsoft SharePoint als internetbasiertes Zusammenarbeitsinstrument kann von Unternehmen aller Formen verwendet werden. Es ermöglicht es, Inhalte, Dokumente sowie Dateien zu erzeugen, zu editieren wie auch zu speichern.
Die Software wurde ursprünglich entworfen, um Intranets zu erzeugen, doch mittlerweile wird diese ebenfalls für Extranets sowie Intranet-Internetseiten verwendet.
Über die Tatsache hinaus können Benutzer mit SharePoint auch an Online-Meetings teilnehmen sowie Dokumente gemeinsam bearbeiten, was die Teamarbeit verbessert wie auch vereinfacht.
Mithilfe der Suchfunktion lassen sich im SharePoint rasch sowie einfach wesentliche Informationen finden – ganz gleich, ob es sich um eine bestimmte Datei, ein Schreiben oder aber einen Internetseiten-Link handelt.
SharePoint kann zudem für eine Menge von weiteren Angelegenheiten genutzt werden, wie beispielsweise der Automatisierung von Arbeitsprozessen oder dem Dokumentenmanagement, der Aufgabenverwaltung und Projektplanung.
Die größte Stärke von SharePoint ist ungeachtet dem in den letzten Jahren stark gestiegenem Funktionsumfang immer noch das Einrichten von Intranets plus ähnlichen Angeboten wie Wikis, Blogs, Foren und allem, was dazu zählt (Benutzerprofile, Kommentare etc.).
Kurzum: SharePoint ist eine leistungsstarke Webseite, welche Unternehmen dabei supportet, Inhalte sowie Dokumente effektiv zu verwalten wie auch zu teilen.
Die wichtigen Funktionen von SharePoint auf einen Blick:
• Geschäftsprozesse automatisieren
• Daten speichern, teilen sowie in Kooperation bearbeiten
• Themenbasierte Dokumentenbibliotheken erstellen
• Infos in Form von Blog, Intranet, Wiki & Co. bereitstellen
• Integration in andere Microsoft-Office-Anwendungen
Microsoft SharePoint - Ihre Vorteile mit dem mobilen Intranet
Wie wir nun wissen, ermöglicht SharePoint es seinen Benutzern, Inhalte zu erstellen, zu organisieren und zu teilen. Die Plattform bietet eine zentrale Stelle, an der Projektteams Informationen austauschen sowie an Projekten arbeiten können. Verwendet man SharePoint als Intranet, verbessert das die Kommunikation und bietet zusätzlich die Chance, Wissen innerhalb des Unternehmens schnell, effektiv sowie langfristig weiterzugeben.
Damit bietet der SharePoint viele Vorteile für Firmen, darunter:
• Optimierte Zusammenarbeit und Interaktion
• Erhöhte Produktivität
• Hochflexible und anpassbare Lösung
• Verbesserte Dokumentenverwaltung
• Verbesserte Sicherheit und Kontrolle
Microsoft SharePoint sicher nutzen
Der Schutz Ihrer Daten ist von relevanter Bedeutung. Speziell, wenn Sie ein kleines oder mittleres Unternehmen sind, sind Informationen vermutlich Ihr größtes Gut.
Alle Daten, welche Sie in SharePoint speichern, sind die Grundlage Ihres Unternehmens, und wenn Sie sie verlieren, haben Sie möglicherweise keine Chance, sie wiederherzustellen –
die Plattform muss also in jedem Fall geschützt sein! Es darf nichts verloren gehen und unbefugte Zugriffe müssen umgangen werden.
SharePoint bietet eine Vielzahl von Sicherheitsfunktionen, die dafür sorgen, dass Ihre Daten sicher sind – irrelevant, ob Sie diese in der Cloud speichern oder auf Ihrem lokalen Netzwerk.
Um mögliche Sicherheitslücken zu unterbinden, raten wir folgende Maßnahmen:
1. Zwei-Faktor-Authentifizierung für den Login zu SharePoint
2. Administrator-Konten speziell schützen
3. Berechtigungen sensibel erteilen
4. Voreingestellte Sicherheitsrichtlinien in SharePoint nutzen
5. Mitarbeiterschulung in Sachen Datensicherheit
6. Richtlinie für die externe Freigabe einrichten
7. Externe SharePoint-Benutzer am besten umgehen sowie bei Verwendung überwachen
Wenn Sie Microsoft SharePoint in Ihrem Unternehmen einsetzen möchten, sprechen Sie uns gerne an:
Wir assistieren Ihnen bei der Einrichtung, sowie der SharePoint-Integration in die für Sie wichtigen Microsoft-Produkte.
Wir beraten Sie auch, welche Art der Bereitstellung von Microsoft SharePoint für Sie die ideale Entscheidung ist:
Microsoft SharePoint Server (On-Premise) oder aber doch Microsoft SharePoint Online (Office 365)?
Wir als zertifizierter Microsoft Partner helfen Ihnen gerne weiter!
